Beneš & Michl: Jak fungovat plnohodnotně online na home office? Pomohou denní porady i důvěra. Záleží samozřejmě na oboru

Začátkem letošního roku se mnoho jedinců, firem a organizací začalo potýkat s novou výzvou v podobě koronaviru. Nyní se tato výzva vrací v plné síle. Co firmám přinesl? Kupříkladu ve webové a grafické agentuře Beneš & Michl zjistili, že mnohé lze transformovat do online prostoru velmi rychle. Pro plnohodnotné fungování bylo nutné zavést celofiremní home office i firemní porady na denní bázi. To je aktuální i nyní, po nových vládních nařízeních. Jak na to?

V agentuře Beneš & Michl bylo v polovině letošního roku v souvislosti s koronavirem zavedeno celoplošné pravidlo. „V neděli 15. března jsme v úzkém kruhu kolegů provedli online poradu, kde jsme se rozhodli, že se celá firma v rámci podpory snížení rychlosti šíření koronaviru přesuneme na home office,“ uvádí Jakub Michl, CEO, strategy designer a jednatel webové a grafické agentury Beneš & Michl, a jak dále doplňuje: „Do této doby jsme měli ve firmě home office jen jeden den v týdnu. A od pondělí jsme začali naplno. Přes noc jsme rozeslali pozvánky na celofiremní online poradu, kde jsme vysvětlili stav a dali všem možnost si během dopoledne zařídit své pracovní prostředí. Pomohli jsme nastavit VPNky (vzdálený přístup) a rozvezli grafické stanice všem domů. Od 13. hodiny jsme byli všichni připraveni dále pracovat.“

Nucený režim na home office

Výrazného rozšíření práce z domova se firmy dočkaly v souvislosti právě s koronavirem. S odchodem z kanceláří panovaly obavy, aby zaměstnanci nevypadli ze svého pracovního tempa, a proto byly v agentuře Beneš & Michl zavedeny denní status porady – ráno a odpoledne. Tento krok dopomohl všem zaměstnancům nalézt stejný pracovní rytmus a sladit veškeré agenturní činnosti. „Výsledek byl ten, že březen a duben byly naše nejvýkonnější měsíce za poslední rok. Lidé byli efektivnější a práce se udělalo o 10 % více, než byl standard, “ doplňuje Jakub Michl.  

S příchodem koronaviru se muselo upravit nejen jednání v agentuře, ale i jednání agentury Beneš & Michl „navenek“ se svými klienty. S těmi se zaměstnanci agentury vidí už jen online, což mělo a má za následek vzájemné bližší vztahy. „Sblížilo nás to. Najednou o klientech víme mnohem více. Víme, jak vypadají jejich děti, jejich mazlíčci, nebo jejich ložnice – ano, i z ložnice nám klienti volají,“ rozvádí Jakub Michl. S dubnovým rozvolňováním protikoronavirových opatření se zaměstnanci v agentuře rozhodli i přes výhody práce z domu v průběhu května vrátit do svých kanceláří.

Dobrovolné zavedení většího množství home office

Přestože koronavir svou existencí ohrožuje existenci jedinců i velkých nadnárodních organizací, současně firmám ukazuje možnost jejich fungování i se vzdálenými přístupy a se zavedenou prací z domu. Jakub Michl uvádí: „Otestovali jsme si, že v klidu dokážeme pracovat z domova, a přitom stále fungovat. Proto jsme si napříč celou firmou odhlasovali, že navýšíme počet home office z 1 dne týdně na 3 dny v týdnu.“ Při trvalém zavádění home office je nutné brát v potaz nejen výkonnost, ale i firemní kulturu, která se na výkonu zaměstnanců podílí. „S tím, aby nám nevymizela firemní kultura, jsme se dohodli, že se budeme 1 den v týdnu potkávat všichni v kanceláři. Vybrali jsme demokraticky úterý,“ doplňuje Jakub Michl, CEO, strategy designer a jednatel agentury.

Denní přehled o dění ve firmě

V případě dobrovolného i nedobrovolného zavedení práce z domu, je důležité dbát na komunikaci mezi zaměstnanci mezi sebou i na komunikaci mezi zaměstnanci se svými zaměstnavateli. Důležité je zohlednit zavedený rytmus, ve kterém byla zvyklá firma fungovat. Webová a grafická agentura Beneš & Michl se inspirovala svým březnovým rozhodnutím, kdy během svého nuceného přechodu na home office zavedla denní status porady. Ty zachovala i během svého již normálního fungování. Denní porady umožňují lídrům udržovat se přehled o aktuálním dění ve svých týmech a zároveň, když je třeba, umožnují práci mezi jednotlivými kolegy delegovat.

Nové firemní fungování

V souvislosti s druhou vlnou koronaviru agentura Beneš & Michl opět zavádí celofiremní práci z domova, ke kterému tentokrát nepřistupují s obavami. „Víme, co nás čeká, víme, že to zvládneme. Jsme v tom zběhlí. Takže od pondělí opět běžíme všichni home office a vůbec nám to nepřijde divné,“ ubezpečuje Jakub Michl z Beneš & Michl. „Věřím, že do budoucna spousta firem otevře a umožní home offic naplno. Ne na 1 den, ne na 2 dny. Bude jedno odkud jste, jestli budete pracovat 100 km od kanceláře, nebo 1000 km. Zkrátka práce na dálku bude standard pro všechny,“ uvádí dále. Je patrné, že práce z domu umožňuje lidem zapojení do firemního procesu napříč celým světem. Umožňuje se scházet online z jakéhokoliv místa. „Prezentovat a scházet se online bude jednodušší a lidé tak nebudou moci tolik cestovat za každou schůzkou. Ušetří se tím spoustu nákladů na cesty,“ dále doplňuje.