V důsledku covidové pandemie přešly do online prostoru nejenom klasické pracovní porady, ale přesunula se tam i oblast vzdělávání. V internetovém prostředí se pořádají semináře, workshopy nebo konference. Hybridní setkávání, které zahrnuje jak osobní, tak vzdáleně připojené účastníky, je dalším krokem na cestě k “budoucnosti práce” a stává se běžnou formou. Mnoho společností stále častěji nabízí svým zaměstnancům možnost svobodné volby pracovní doby a místa. Tím vzniká potřeba aktivně pracovat s novými formáty, metodikami a nástroji, které toto prostředí podpoří. To má velký vliv na flexibilitu práce, spokojenost zaměstnanců a jejich motivaci.
I když si firmy postupně na hybridní model zvykají, přináší i problémy. „Jedním z největších otazníků je asi angažovanost zaměstnanců a týmová kultura. Na hybridní schůzce může být obtížné zajistit, aby se i vzdálení účastníci cítili zapojeni a začleněni. Bez správného nastavení se mohou totiž cítit jako pozorovatelé nebo jako by jejich příspěvek byl méně důležitý. Toho si musíme být při plánování meetingu nebo workshopu vědomi,“ vysvětlila Martina Jandečková, koučka a jednatelka vzdělávací společnosti MgC Group, která pracuje s firmami v hybridním modelu.
Nejpoutavější schůzky a workshopy jsou ty, které jsou interaktivní, maximalizují účast účastníků a zároveň omezují dobu "poslouchání" na minimum. To může být složité, pokud jsou v místnosti lidé, kteří se mohou fyzicky účastnit aktivit, ale jiní jsou odkázáni pouze na technologie. Proto je důležité plánovat aktivity a diskuse, do kterých se mohou zapojit všichni členové, jinak se aktivita účastníků sníží. „Se správným nastavením, dobře promyšleným programem a prvotřídní facilitací lze uspořádat hybridní workshop, který bude pro všechny poutavý, produktivní a příjemný. Vedení takového setkání je především o překlenutí rozdílu mezi lidmi v místnosti a těmi, kteří se připojují na dálku. Je výzvou pro organizátora takové setkání zajistit,“ uvedla Martina Jandečková.
Základním předpokladem je vyřešit problémy s technologiemi. Špatný zvuk a roztřesené video patří do éry vzdálené práce na začátku roku 2020. Dalším krokem je naplánovat digitální nastavení, tedy platformy, nástroje nebo software, které firma použije k propojení všech účastníků schůzky. Ať už je to Zoom, Google Meet, Microsoft Teams nebo jiné.
Pokud ale žádáte, aby lidé vymýšleli nápady ve dvojicích nebo skupinách, musíte vědět, jak budou své nápady sdílet. Budete nápady všech přidávat na virtuální tabuli, nebo použijete skutečné poznámky typu Post-it? Jak budou tyto výstupy po skončení workshopu k dispozici? „Pokud firma pořádá hybridní workshopy, kdy všichni pracují společně na stejné desce bez ohledu na to, zda jsou v místnosti, nebo připojeni na dálku, může být vhodnou variantou online tabule Miro nebo Conceptboard. Pro všechny činnosti, které vyžadují fyzický úkon (například psaní na lísteček Post-it a jeho nalepení na tabuli), budete potřebovat určeného zapisovatele, který může pracovat jménem vzdálených účastníků. Pokud zvolíte tento přístup, dejte pozor, aby se vzdálení účastníci necítili bezmocní nebo nesamostatní,“ doplnila Jandečková.
Po pečlivém naplánování a ujasnění struktury workshopu můžete hybridnímu prostředí přizpůsobit prakticky jakýkoli program workshopu. Klíčem k úspěchu je naplánovat každý detail a mít vždy na paměti stejnou otázku: Jak mohu zajistit, aby toto cvičení bylo pro vzdálené účastníky stejně poutavé jako pro účastníky v místnosti?
-
Nezapomeňte na zlaté pravidlo facilitace: tajemstvím vedení poutavých workshopů je vyvážení času, který lidé stráví cvičením, a času, který stráví nasloucháním. Je nezbytné co nejvíce zkrátit druhou možnost - bez ohledu na to, zda je váš workshop hybridní, zcela vzdálený nebo zcela osobní.
-
Nejlepší facilitátoři nejen plánují perfektní workshopy, ale také umí „číst“ místnost a podle toho se přizpůsobit.
-
Při hybridní schůzce je třeba dbát na zachování rovných podmínek pro vzdálené i osobní účastníky. Pokud si všimnete, že se vzdálení účastníci méně zapojují nebo nemluví tolik, snažte se je zapojit.
-
Pokud požadujete, aby se lidé rozdělili do skupin, nerozdělujte automaticky vzdálené a osobní účastníky. Hybridní semináře si žádají hybridní skupiny.
-
Současně si všímejte všech technických problémů, které by mohly mít vliv na vzdálený zážitek. Vidí a slyší vaši vzdálení účastníci stejně dobře jako účastníci v místnosti? A stejně důležité: jsou vidět a slyšet? (30.1.2023)