Od 1. ledna 2020 zahájí ČSSZ ostrý provoz kompletního, plně funkčního a povinného systému eNeschopenky (byla přijata zákony č. 259/2017 Sb. a č. 164/2019 Sb.). Elektronické zpracování přinese zjednodušení v předávání informací mezi nemocnými (pojištěnci v dočasné pracovní neschopnosti), ČSSZ, lékaři a zaměstnavateli. Zásadně se tak zjednoduší tok informací, protože eNeschopenka propojí povinně elektronicky hned tři dotčené subjekty, lékaře, zaměstnavatele a ČSSZ.
Postupy spojené s vystavením rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti se zcela zásadním způsobem změní. Změní se i způsob, jak se zaměstnavatel dozví o dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance. Pojištěnec už nebude muset předávat doklady zaměstnavateli, náhrada mzdy i nemocenské mu přijde automaticky. Nemocnému dál zůstane v papírové podobě jen průkaz práce neschopného.
Neschopenky vystavené na stávajícím pětidílném tiskopisu do 31. 12. 2019 budou nadále dokladovány „postaru“, tzn. stejně jako nyní, prostřednictvím papírových tiskopisů, které jsou určeny pro zaměstnavatele a tiskopisů, které bude zaměstnavatel po doručení pojištěncem předávat příslušné okresní správě sociálního zabezpečení.
Intenzivní práce na projektu eNeschopenky probíhají dle harmonogramu. Jedním z důležitých termínů je 1. listopad 2019, kdy bude možné začít napojovat lékařské softwary k systému eNeschopenky.
Na webu https://www.cssz.cz/web/eneschopenka/ bude ČSSZ postupně zveřejňovat další informace, které jsou zejména pro lékaře a zaměstnavatele důležité, aby se na změnu v dostatečném předstihu připravili. Vybrali jsme z nich:
Základní informace pro zaměstnavatele
Hlavní změny a nové povinnosti týkající se zaměstnavatele
Zaměstnavatel již nebude přijímat doklady potřebné k výplatě dávky nemocenského od pojištěnce, kterému je předával ošetřující lékař, a dále je předávat Okresní správě sociálního zabezpečení.
Po 14 dnech trvání neschopnosti je zaměstnavatel povinen zaslat ČSSZ přílohu k žádosti o dávku, a to v elektronické formě (papírový tiskopis bude možno použít pouze v případě technického výpadku, tiskopis bude distribuován stejně, jako tomu bylo doposud).
Do přílohy k žádosti o dávku bude zaměstnavatel nově uvádět informaci, kam je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat (stejným způsobem se zpravidla bude zaměstnanci vyplácet nemocenské).
Při skončení dočasné pracovní neschopnosti bude zaměstnavatel zasílat hlášení s údaji potřebnými pro výplatu poslední dávky nemocenského.
Možnosti zaměstnavatele pro zjištění dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance
Pro zaměstnavatele se již nebude vystavovat žádný díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. I nadále zůstane povinností pojištěnce, aby o své dočasné pracovní neschopnosti neprodleně informoval svého zaměstnavatele (např. telefonicky, mailem).
Zaměstnavatel bude mít také k dispozici služby pro ověření či stažení údajů o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců a na vyžádání mu o nich budou z ČSSZ odesílány notifikace.
Služby pro zaměstnavatele k ověření dočasných pracovních neschopností svých zaměstnanců
Zaměstnavatel bude mít k dispozici po přihlášení na ePortálu ČSSZ služby, které mu poskytnou detailní informace k dočasné pracovní neschopnosti každého zaměstnance i souhrnný přehled všech práce neschopných zaměstnanců. Výstup s detailními informacemi o jednotlivém případu dočasné pracovní neschopnosti bude možné uložit jako PDF soubor podepsaný elektronickou pečetí.
Ke službám ePortálu ČSSZ se lze přihlásit buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím některého z prostředků v rámci Národní identitní autority (NIA), tzn. elektronickým občanským průkazem (eObčanka https://info.eidentita.cz/eop/) nebo uživatelským účtem NIA, který lze zřídit bezplatně postupem uvedeným na portálu eidentita.cz (https://info.eidentita.cz/ups/).. K využívání služeb ePortálu může rovněž zaměstnavatel pověřit svého zaměstnance či jinou fyzickou nebo právnickou osobu. Učinit tak může za pomocí k tomu určených služeb ePortálu (pro přihlášené klienty), případně interaktivních tiskopisů. Pověřené fyzické osoby pak mohou ke službám přistupovat prostřednictvím svých přihlašovacích údajů ke své datové schránce nebo prostřednictvím NIA (eOP, uživatelský účet – Jméno, heslo, SMS). V případě pověření právnické osoby je třeba, aby tato sdělila OSSZ/ČSSZ fyzickou osobu, která za ni bude jednat. Důvodem je to, že služby ePortálu může za jiný subjekt využívat výhradně fyzická osoba (nikoliv právnická).
Možnost zasílání notifikací s informacemi o pracovní neschopnosti svých zaměstnanců
Zaměstnavatel bude mít možnost prostřednictvím ePortálu ČSSZ podat žádost o zasílání notifikací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců. Notifikace o vzniku, trvání a ukončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance budou zasílány do určených datových schránek a/nebo na určené e-mailové adresy, které zaměstnavatel uvede ve své žádosti.
Notifikace zasílané do datové schránky budou obsahovat údaje o zaměstnanci a jeho dočasné pracovní neschopnosti ve formě PDF souboru i XML souboru pro případné automatizované zpracování.
Notifikace zasílané do e-mailové schránky budou obsahovat pouze obecné upozornění, že prostřednictvím služeb ePortálu jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace.
Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zasílána do datové schránky v okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ – půjde o informativní zprávu zatím neověřenou v systémech ČSSZ, že u zaměstnance dotyčného zaměstnavatele lékař uznal pracovní neschopnost. Cílem je co nejrychlejší upozornění zaměstnavatele, zaslání ověřené notifikace pak bude následovat po zpracování podání na straně ČSSZ.
Služby pro zaměstnavatele, který chce s eNeschopenkami pracovat přímo ve svém softwaru
Bude zřízena nová služba „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“ typu dotaz – odpověď, která bude fungovat přes kanál VREP (APEP), tj. kanál provozovaný již v současnosti pro příjem elektronických podání od zaměstnavatelů. Tato služba umožní si průběžně automatizovaně stahovat do mzdového či personálního softwaru informace o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců. Obdobně bude možné tyto informace stahovat i prostřednictvím systému datových schránek. Způsob zapracování do SW zaměstnavatele pak záleží na jeho dodavateli. ČSSZ poskytuje dodavatelům SW pro zaměstnavatele podporu a spolupráci
Kde poradí
S případnými dotazy se zaměstnavatelé/účetní mohou obracet na příslušnou OSSZ.
Nejčastější dotazy k eNeschopence - Zaměstnavatelé
Jak se zaměstnavatel dozví o vzniku pracovní neschopnosti svého zaměstnance?
Stejně jako dosud zaměstnanec musí o překážce v práci neprodleně informovat svého zaměstnavatele (telefonicky, emailem, SMS). Pokud si zaměstnavatel aktivuje notifikační službu prostřednictvím ePortálu ČSSZ, budou mu přicházet automatická hlášení do datové schránky při každém rozhodnutí lékaře o vzniku, trvání a o ukončení neschopenky. Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zasílána do datové schránky v okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ – půjde o informativní zprávu zatím neověřenou v systémech ČSSZ, že u zaměstnance dotyčného zaměstnavatele lékař uznal dočasnou pracovní neschopnost. Cílem je co nejrychlejší upozornění zaměstnavatele; zaslání ověřené notifikace pak bude následovat po zpracování podání na straně ČSSZ.
Budou notifikace zasílány automaticky?
Zaměstnavatel si bude notifikační službu aktivovat prostřednictvím ePortálu ČSSZ, zvolí datovou schránku, příp. zadá email. Pro přístup na ePortál ČSSZ může použít autentizaci buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím jakéhokoliv prostředku v rámci Národní identitní autority, tzn. eOP nebo Jméno, heslo, SMS. Po aktivaci budou notifikace zasílány automaticky.
Jakou budou mít notifikace od ČSSZ podobu?
Ve všech notifikačních zprávách bude uváděn jak název zaměstnavatele, tak variabilní symbol. Notifikace zasílané do e-mailové schránky budou obsahovat pouze obecné upozornění, že prostřednictvím služeb ePortálu ČSSZ jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace o DPN jeho zaměstnanců. Notifikace zasílané do datových schránek budou obsahovat všechny potřebné konkrétní údaje o DPN daného zaměstnance, tj. zaměstnavatel se z nich dozví stejný rozsah údajů jako ze současných papírových tiskopisů Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti a Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti.
Jaká bude cca prodleva mezi prvotní a ověřenou notifikací?
Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zasílána v okamžiku odeslání hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti ošetřujícím lékařem. Ověřená notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, ale i o trvání dočasné pracovní neschopnosti či ukončení pracovní neschopnosti bude zaměstnavateli zasílána neprodleně po zpracování údajů v systémech ČSSZ a následně budou zaměstnavateli k dispozici informace na ePortálu ČSSZ. Doba zpracování bude podle okolností individuální v řádu hodin, či dní a ovlivní ji zejména správnost uváděných údajů na přijatých dokladech, popř. nutnost jejich došetřování.
Je možné již nyní požádat o zasílání notifikací o DPN našich zaměstnanců? Případně, kdy bude tato služba spuštěna?
Zasílání notifikací na základě žádosti zaměstnavatele bude spuštěno až od 1. 1. 2020 v návaznosti na elektronické zasílání rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti (tzv. eNeschopenky). Podání žádosti o notifikace bude možné od prosince 2019. Již nyní má však zaměstnavatel možnost sám prostřednictvím ePortálu ČSSZ nahlížet na zaměstnance, kteří jsou v pracovní neschopnosti, a to pomocí služby Informace o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance.
Jaký bude postup dokládání pracovních neschopností zaměstnanců, které nastanou na území jiných států EU?
V těchto případech budou našim pojištěncům vystaveny doklady o pracovní neschopnosti v zahraničí, podle právní úpravy v dotčeném členském státu (tj. v papírové podobě).
Nově bude platit, že číslo účtu, na který má být zasíláno nemocenské, sděluje zaměstnavatel (jde o platební údaje podle kterých je zaměstnanci vyplácena mzda). Jakým způsobem a v které fázi má být toto hlášení realizováno?
Podle § 97 odst. 2 zákona o nemocenském pojištění ve znění od 1. 1. 2020 zasílá zaměstnavatel podklady pro výpočet nemocenského a údaje o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny na OSSZ neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti, a to v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou okresní správou sociálního zabezpečení. K tomuto účelu bude doplněn tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“ (kterým se zasílají mj. údaje o vyměřovacím základu pojištěnce pro výpočet dávek nemocenského pojištění).
Jak se liší postup při výplatě dávky, pokud bude na tiskopisu „Příloha k žádosti o dávku“ v části j) vybrána možnost „na účet v ČR“ nebo „na adresu“ (pouze adresa ČR?), bude se dávka vždy vyplácet automaticky stejným způsobem?
V případě že zaměstnavatel uvede možnost „na účet v ČR“ nebo na „adresu v ČR“, bude OSSZ pojištěnci vyplácet nemocenské stejným způsobem, jaký uvedl zaměstnavatel a pojištěnec nebude muset vůči OSSZ způsob výplaty sdělovat.
V případě, že bude vybrána možnost „v hotovosti“, bude muset určit způsob výplaty a informovat o něm OSSZ sám pojištěnec. Ke sdělení způsobu výplaty může pojištěnec využít tiskopis „Žádost o změnu způsobu výplaty při dočasné pracovní neschopnosti“ anebo může zaslat sdělení o vybraném způsobu prostřednictvím datové schránky anebo písemně poštou.
Pokud je mzda standardně vyplácena prostřednictvím držitele poštovní licence do ciziny nebo do ciziny na účet jiného peněžního ústavu než banky, tj. zaměstnavatel vyplácí mzdu jiným způsobem, než těmi co jsou uvedeny v písm. j), neoznačí na tiskopisu žádný ze způsobů výplaty mzdy a o této skutečnosti informuje příslušnou OSSZ pomocí kolonky pod písm. k) - Další sdělení. Následný postup je obdobný jako u výplaty mzdy v hotovosti, OSSZ vyzve pojištěnce, aby určil způsob výplaty nemocenského.
Je možné, aby zaměstnavatel ke „staré neschopence“ zaslal novou Přílohu k žádosti o dávku (NEMPRI20)?
Ano, zaměstnavatel bude mít možnost v případě „staré neschopenky“, tedy rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti vystavenému lékařem před 1. 1. 2020, zaslat na příslušnou OSSZ buď formulář Příloha k žádosti NEMPRI18 nebo nový formulář Příloha k žádosti NEMPRI20. Avšak u „nové e-neschopenky“ nikoli. K rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti vystavenému po 31. 12. 2019 je zaměstnavatel povinen zaslat na příslušnou OSSZ formulář Příloha k žádosti NEMPRI20.
Jak bude zaměstnavatel postupovat u nemoci zaměstnance v ochranné lhůtě po skončení zaměstnání?
OSSZ i v tomto případě bude od zaměstnavatele potřebovat tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“, proto sama vyzve bývalého zaměstnavatele k jeho doložení.
U zaměstnání malého rozsahu se zaměstnanec přihlašuje k pojištění až do 20. dne měsíce následujícího po zúčtování příjmu zakládajícího účast na nemocenském pojištění. Mění se tato lhůta po zavedení eNeschopenek?
Jde o zaměstnance, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu a zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce. Právní úprava se zde věcně nemění, platí, že pokud tento zaměstnanec uplatnil nárok na výplatu dávky a zaměstnavatel ještě den nástupu tohoto zaměstnance do zaměstnání neoznámil, učiní zaměstnavatel toto oznámení současně s předáním podkladů a údajů pro nemocenské podle § 97 odst. 2 ZNP.
Trvá i nadále povinnost zaměstnavatele zasílat na místně příslušnou OSSZ veškeré podklady pro srážky z dávek nemocenského pojištění?
Povinnost zaměstnavatele, předat bez zbytečného odkladu okresní správě sociálního zabezpečení podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění, není vlastní elektronizací dotčena. Tzn., že i nadále je zaměstnavatel povinen předávat kopie všech právních titulů, sdělení výše dosud provedených srážek a další, pouze v případě, kdy se u povinného jedná o pět a více právních titulů je možné, domluvit se přímo s OSSZ na předání kopií jen těch právních titulů, na základě kterých budou prováděny srážky, za předpokladu, že zaměstnavatel spolu s nimi dodá souhrnný seznam všech exekucí nařízených povinnému, kde budou vyznačeny příslušné údaje, především pak datum doručení prvnímu plátci mzdy.
Jak budou zasílány podklady pro srážky z dávek nemocenského pojištění (např. kopie exekučních rozhodnutí)?
Tyto doklady bude možné zasílat stejně jako dosud, tj. v elektronické podobě jako přílohu k formuláři „Příloha k žádosti o dávku“ nebo do datové schránky příslušné OSSZ, nebo poštou v listinné podobě.
Jakým způsobem bude zaměstnavatel při skončení dočasné pracovní neschopnosti sdělovat OSSZ údaje potřebné pro výplatu poslední dávky nemocenského?
ČSSZ pro tyto účely připravila a doporučuje využívat tiskopis „Hlášení zaměstnavatele / osoby dobrovolně nemocensky pojištěné při ukončení pracovní neschopnosti“, který bude k dispozici na ePortálu ČSSZ. Tiskopis může být rovněž součástí mzdového softwaru zaměstnavatele a odesílán jeho prostřednictvím (obdobně jako Příloha k žádosti o dávku).
Budeme dostávat informaci i o DPN zaměstnance, kterého jsme nepřihlásili do registru pojištěnců?
Zaměstnavatel bude prostřednictvím notifikační služby informován o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance pouze v případě, že je zaměstnanec na základě účasti na nemocenském pojištění přihlášen do registru pojištěnců. V případě nástupu zaměstnance do zaměstnání je tedy žádoucí, aby zaměstnavatel oznámil tuto skutečnost a zaslal předepsaný tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání“ příslušné OSSZ v co nejkratší lhůtě. Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zaslána neprodleně po ztotožnění pojistného vztahu, který lékař uvede na RDPN, v systémech ČSSZ. V případě, že nebude pojistný vztah ztotožněn, zaslání notifikace zaměstnavateli o vzniku dočasné pracovní neschopnosti jeho zaměstnance bude následovat až po zpracování, resp. došetření takové e-neschopenky příslušnou OSSZ.
Neschopenky budou nově jen elektronicky. Jak to bude s ostatními dávkami jako ošetřovné, otcovská, PPM? Ty zůstanou klasicky v papírové podobě?
Ano. Elektronizace vyplývající z nové právní úpravy se týká rozhodnutí o dočasných pracovních neschopnostech a dalších souvisejících postupů zaměstnavatele při podávání podkladů pro výpočet dávky nemocenského. Novou právní úpravou nejsou dotčeny postupy u ostatních dávek z nemocenského pojištění, tj. peněžité pomoci v mateřství, otcovské, ošetřovného, dlouhodobého ošetřovného a vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství a postupů při nařízení karantény, tzn., že u těchto dávek nemocenského pojištění zůstávají postupy beze změn.
Jakým způsobem se bude v rámci e-neschopenky postupovat při vystavení tzv. "papíru na peníze", pokud pracovní neschopnost bude trvat i v následujícím měsíci? Bude ji e-neschopenka automaticky zasílat zaměstnavateli od lékaře, který ji vystavil, nebo bude stále ještě v tištěné podobě?
Tištěné potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti, které v současné době dokládá zaměstnanec svému zaměstnavateli, právní úprava eNeschopenky s účinností od 1. 1. 2020 ruší. Při trvání DPN odesílá lékař na správu sociálního zabezpečení Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti elektronicky. Zaměstnavatel si může trvání dočasné pracovní neschopnosti ověřit některou z připravovaných elektronických cest. Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací (resp. informací o dočasných pracovních neschopnostech jeho zaměstnanců) do datové schránky, obdrží v případě vystavení potvrzení o trvání DPN automaticky informaci o tom, ke kterému dni potvrdil lékař trvání DPN zaměstnance. Tuto informaci může rovněž obdržet přímo do svého mzdového SW, pokud o to požádal (bude využívat nově zřizovanou službu „Data zaměstnavatelům o DPN“). (2.12.2019)
