Firma Fri-Service přešla na automatické zpracování faktur, ušetřila tím rutinní práci sobě i externí účetní firmě

Společnost Fri-Service Czech, která projektuje, dodává a servisuje chladicí, mrazicí a nářezové stroje pro maloobchodní prodejny či gastro segment, přešla na nástroj pro automatické zpracování přijatých faktur. Díky nástroji Invoice Flow od společnosti Grit ve Fri-Service nemusejí skenovat papírové dokumenty a šetří na nákladech 40 000 Kč měsíčně. Externí účetní firmě pak odpadla rutinní práce s přepisováním dokladů.

Nástroj Invoice Flow ve firmě Fri-Service zpracovává faktury tím, že automaticky vyčítá údaje z hlavičky přijatých faktur a ty nahrává do informačního systému. Účetní z externí firmy tak nemusí údaje z každé faktury ručně přepisovat, ale pouze kontrolují, zda nástroj vytěžil data správně, a udělají případné korekce.

„Zavedení tohoto nástroje pro nás mělo dva pozitivní efekty. Zmodernizovali jsme s dodavateli doručování faktur a posíláme si je pouze elektronicky. A zadruhé jsme ušetřili práci účetní firmě. Pokud by se všechny faktury zpracovávaly do našeho účetního softwaru nadále ručně, stálo by to externí účetní víc rutinní práce a nás vyšší náklady. Bavíme se přibližně o 40 000 korunách měsíčně,“ říká Jiří Šilhánek, finanční ředitel Fri-Service.

Specialista na chladírenskou a mrazírenskou techniku má dnes téměř 1 000 dodavatelů a každý měsíc zpracuje stejný počet dokladů. Nástroj na automatizaci firmu zbavuje velkého množství zbytečné práce. „Dříve nám většina faktur chodila poštou a byl potřeba zaměstnanec, který se téměř celou pracovní dobu věnoval zpracování přijatých faktur a jejich převedení do elektronické formy. Jsme rádi, že dnes už nikdo takovou práci dělat nemusí,“ dodává Šilhánek.

Invoice Flow ale nepomáhá jenom společnosti Fri-Service, užitek z něj má také její externí účetní firma Auditor. Účetní nemusí údaje z každé přijaté faktury ručně přepisovat do informačního systému, ale pouze kontrolují, zda systém vytěžil data správně. „Upřímně jsme ze začátku měli strach, zda ten nástroj přepíše data z faktur správně a zda s tím ve výsledku nebude ještě víc práce než dříve,“ přiznává Markéta Čáslavská, hlavní účetní firmy Auditor.

„Tyto obavy se ale po čase ukázaly jako liché. Systém funguje spolehlivě a většinu faktur vytěží správně. Nemusíme se tak zdržovat rutinní a nezáživnou činností, vytěžené faktury jen zběžně kontrolujeme a v ojedinělých případech korigujeme,“ dodává Čáslavská. Auditor se díky úspoře času může věnovat odbornějším činnostem, případně obsloužit více klientů.

Samotné nasazení nástroje Invoice Flow do firmy bylo otázkou několika týdnů. Fri-Service první kroky k nasazení rozjela v květnu a v půlce července spustila ostrý provoz. „Po úvodním odladění můžu říct, že na konci prázdnin už všechno fungovalo na 100 %. A oceňuji, že v Gritu jsou pořád na příjmu,“ uzavírá Šilhánek. (4.11.2020)