Řada společností si neuvědomuje zásadní změnu: home office už není benefit, ale pracovní povinnost. S tím souvisejí chyby, kterých se firmy při jeho zavádění dopouštějí. Typické je, že chybějí pravidla pro komunikaci v rámci týmu, pro zadávání úkolů a jejich kontrolu. Stejně tak mnohdy chybí vnitřní předpis pro činnost zaměstnanců a neprověřuje se, zda má zaměstnanec vůbec pro home office podmínky. To uvádí interim manažer Jiří Vácha, který v současné koronakrizi radí firmám i se správným zavedením a řízením politiky home office. „Zaměstnavatelé si neuvědomují třeba to, že i doma během home office se může zaměstnanci přihodit pracovní úraz,“ upozorňuje Vácha.
Home office neboli práce na dálku je forma práce, kdy zaměstnanci vykonávají práci úplně nebo částečně mimo sídlo svého zaměstnavatele. Výsledky práce jsou v takovém případě předávány zaměstnavateli prostřednictvím digitálních kanálů. Práce z domova se začala rozšiřovat spolu s rozvojem informačních a komunikačních technologií. Zároveň ale většina firem trvala na docházení zaměstnanců na pracoviště a home office umožňovala jen občas – tedy pouze jako jeden z benefitů. Jiná zaměstnání ovšem byla na tomto modelu postavena úplně, např. IT programátoři.
Covid-19 odstartoval změnu
O home office se dlouho mluvilo jako o práci budoucnosti. Vše se změnilo v letošním roce s příchodem koronaviru, který z něj udělal standardní formu práce. Vždyť například Google vyhlásil celosvětově home office až do poloviny příštího roku. Nová skutečnost ovšem na manažery klade jiné nároky než v případě, že mají zaměstnance na očích u sebe v kancelářích.
„Práce z domova není zákoníkem práce přímo definována, koronavirus vše velmi uspíšil a hodně věci, které se musí mezi firmou a zaměstnanci domluvit, jsou jen na dohodě mezi oběma stranami,“ upozorňuje na možná úskalí dlouhodobého využívání home office Jiří Vácha, zkušený manažer a spolumajitel společnosti HEADIM.
Podle průzkumů, které se v letošním roce průběžně realizují, vyhovuje home office zhruba dvěma třetinám zaměstnanců. Především proto, že nemusí do práce dojíždět, čímž ušetří čas, a zároveň jsou schopni efektivně se postarat o domácnost. To ale zároveň znamená, že celé třetině zaměstnanců práce z domova nevyhovuje, případně pro ni nemají vhodné podmínky.
Home office není pro každého
„Je třeba si uvědomit, že řada domácností není na dlouhodobou práci z domova připravena. Někteří lidé žijí v prostředí, jež je pro tuto práci přímo nevyhovující. Třeba rodina s dítětem v předškolním věku bydlící v 2+KK nemá pro práci z domova obou rodičů vůbec podmínky. A tak, když se na jaře zkombinoval home office s uzavřenými školami, v rodinách nevyhnutelně docházelo buď k humorným, nebo v horším případě ke konfliktním situacím,“ upozorňuje Jiří Vácha.
Na mysli má například situace, kdy na zaměstnance uprostřed videokonference promluvila manželka a požádala ho, aby vynesl odpadky, anebo ho vyrušily děti s prosbou, aby jim pomohl s úkolem nebo si s nimi šel hrát. Lidé také nejsou v domácím prostředí tolik obezřetní a například tolik nedbají na dodržování dress code jako v kanceláři. Nepůsobí profesionálně, když manažer ukončí hovor s kolegy, jenže hned nevypne kameru, vstane od počítače a pod košilí má v lepším případě domácí kalhoty.
„Home office navíc není pro každého. Člověk je tvor společenský a potřebuje se vidět s druhými a komunikovat operativu, úkoly nebo projekty s kolegy naživo. Průzkumy mezi zaměstnanci také hovoří o tom, že u některých z nich klesá v domácím prostředí produktivita, pracovní morálka a soustředěnost,“ upozorňuje Jiří Vácha.
Přesto jsou šéfové firem často přesvědčeni, že home office je styl práce budoucnosti, a již dnes se připravují na to, že kanceláře vyklidí. Zvlášť když se s nastupující druhou vlnou pandemie home office masivně vrátí a bude využíván dlouhodobě. Zatím některé společnosti nechávají zaměstnance například tři dny doma a dva dny se chodí do kanceláře, nebo se řídí individuálními dohodami. Promění pandemie naše pracovní návyky nastálo, nebo se ještě vrátí „k normálu“?
Praktický návod na home office
Současná situace staví manažery do situace, kterou mnohdy neznají a která může ovlivnit fungování firmy, její produktivitu, motivaci zaměstnanců i vztahy uvnitř společnosti. Na co je důležité myslet vyhlášením práce z domova?
Před vyhlášením home ofice by manažeři měli myslet na dodržení několika hlavních pravidel ze strany zaměstnavatele (detaily řeší HR spolu s právníky):
• Zaměstnanec musí s home office souhlasit.
• Zaměstnavatel musí připravit vnitřní předpis a s každým zaměstnancem uzavřít dohodu o práci z domova.
• Zaměstnavatel musí nastavit způsob komunikace se zaměstnancem a zajistit technickou stránku (laptop, připojení apod.).
• Zaměstnavatel musí proškolit manažery, případně vedoucí pracovníky, jak vést tým na home office, např. formou webináře – viz body níže.
• Obě strany se musí dohodnout na rozvržení pracovní doby, např. že bude zaměstnanec online denně od 9 do 15 hod.
• Zaměstnavatel je povinen hradit výdaje, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce.
Klíčové je nastavit způsob komunikace, zadávání a vyhodnocování práce. Šéf musí:
• Stanovit, jakou formou bude zaměstnanec dostávat úkoly (telefon, videotelefon, chat, e-maily apod.) a které úkoly dostane jakou formou.
• Ujistit se (opět stanovenou formou), že zaměstnanec úkolům rozumí, ví, co má dělat, a že je určen deadline, dokdy musí být práce odvedena.
• Nastavit, jakou formou předá zaměstnancům zpětnou vazbu (především kdy se budou online vidět, kdy si budou telefonovat a kdy stačí napsat e-mail).
• Nezapomenout na lidskou stránku řízení – projevit empatii, zeptat se zaměstnance, jak se mu vede, zda je všechno v pořádku a zda něco nepotřebuje – a zajímat se o něj jako o člověka. Důležité je opět stanovení formy této komunikace.
• Zařídit interakci mezi členy týmu např. společným videohovorem přes TEAMS, GOOGLE MEET, ZOOM apod.
Z uvedeného vyplývá, že manažer si musí nastavit systém, jak bude podřízené na dálku řídit, a to na denní, týdenní a měsíční bázi. Poté systém zavede a v případě, že je zřejmé, že produktivita a motivace mají sestupnou tendenci, jej koriguje. (2.10.2020)
