Home office jako nový způsob práce: Jak nastavit spolupráci při práci z domova a na co nezapomenout z právního pohledu

Díky zkušenosti s pandemií koronaviru se proměnil náš styl práce a urychlila se transformace pracovního prostředí. Firmy pokračují s digitalizací, uzpůsobily svoji strategii, a práce z domova, pro některé dosud neznámá, se stává novým standardem. S novým způsobem práce se pojí řada otázek ze strany zaměstnanců i zaměstnavatelů.

Model pravidelné práce z domova byl v Česku pro většinu firem dosud velkou neznámou.  Kvůli pandemii na jaře a nyní znovu i na podzim však byly nuceny poslat své zaměstnance na home office. Díky tomu pochopily, že je potřeba tento nový způsob práce uchopit komplexně. Na mnohé otázky ohledně nastavení práce z domu mohou narazit také zaměstnanci. Jaká mají jednotlivé strany práva a povinnosti? Co tento model znamená pro zaměstnavatele a na co by si měl dát pozor?

Aktuální situace přeměnila benefit v nutnost. Firmy si proto uvědomily, že situace jako ta letošní se může kdykoliv v budoucnu opakovat a je dobré vytvořit si strategii využívání home office jak pro jeho dlouhodobé užívání, které se stává novým normálem, tak jako zálohu pro případ další krizové situace.

“Dnes více než dříve platí, že práce již není místo, kam chodíme, ale činnost, kterou vykonáváme. Řadu činností můžeme díky digitalizaci vykonávat odkudkoliv. Ale to neznamená, že firmy už kanceláře do budoucna nebudou potřebovat, spíše se bude měnit jejich primární funkce a podoba. Zatímco individuální práci a určité typy schůzek lze pohodlně provádět z domova, osobní kontakt a kancelář bude mít vždy své nezastupitelné místo při navazování vztahů, budování firemní kultury a komunity a kvalitní spolupráci," uvedla Vendula Bláhová, Workplace konzultantka v JLL.

To potvrzuje také výzkum JLL mezi více než 600 zaměstnanci z nejrůznějších sektorů. Práci v kanceláři podle tohoto průzkumu lidé preferují pro snadnější spolupráci s kolegy nebo například pro větší efektivitu IT systémů a ergonomii svého pracovního místa. Při práci z domu zase oceňují větší klid pro individuální práci, možnost věnovat rodině a svým koníčkům čas ušetřený na dojíždění do práce a celkové zlepšení work-life balance.

"Zatímco před jarním nouzovým stavem téměř polovina zaměstnanců nevyužívala home office vůbec nebo jen jeden den v měsíci, do budoucna ho chce využívat téměř každý. Obvykle ale ne každý den. Zaměstnanci se spíše přiklání k hybridnímu modelu fungování - částečně doma, částečně v kanceláři. V závislosti na náplni práce, pozici, osobnosti, ale i situaci doma se potom mění preference z hlediska počtu dnů strávených doma. Firmy potřebují vědět, jaký typ zaměstnanců mají, aby dokázaly reagovat vhodným řešením," doplnila Vendula Bláhová. Nejčastěji ale dotázaní chtějí v budoucnu pracovat na home office 1-3 x týdně. Dobrou zprávou pro všechny zaměstnavatele je, že dle našeho průzkumu mají zaměstnanci doma i v kanceláři zhruba stejně silnou motivaci pracovat.

Graf: Kde jste více spokojeni s následujícími aspekty?

Při dlouhodobé strategii práce z domova je pro firmy podstatné také její právní uchopení. Aktuálně není práce z domova ve smyslu benefitu nijak upravena Zákoníkem práce. Ten zmiňuje pouze tzv. domáckého zaměstnance, což ale není totéž. „U home office má zaměstnavatel vůči zaměstnanci stále stejné povinnosti, jako by docházel na pracoviště – například mu rozvrhuje pracovní dobu nebo určuje, kdy má být k zastižení, a také by mu měl hradit náklady za výkon práce z domova,“ uvedla Ladislava Jasanská, Head of the Czech Employment practice ve společnosti Kinstellar.

Jak na úspěšnou strategii práce z domova?

#1 – Nastavte jasná pravidla

Základním krokem pro dlouhodobou strategii práce z domova je poznat preference svých zaměstnanců a určit, kdo může home office využívat. V tomto bodě nesmí dojít k diskriminaci, vždy tedy vybírejte skupinu zaměstnanců. “Nelze například umožnit home office všem zaměstnancům s dětmi. Je potřeba reflektovat náplň práce a další aspekty,” uvedla Ladislava Jasanská. S každým zaměstnancem je pak ideální uzavřít dohodu, ve které vyjádří souhlas s prací z domova a jejími podmínkami.  

#2 - Definujte pracovní etiketu

Zaměstnavatel by měl také vydat vnitřní předpis upravující základní pravidla pro práci z domu a seznámit s ním zaměstnance. Mezi těmito pravidly by se nemělo zapomenout na to, kdo zaměstnanci bude home office schvalovat, že by se měl zúčastňovat status meetingů nebo informovat o tom, kdy bude k zastižení a odkud bude pracovat. Zaměstnavatel může kontrolovat aktivitu zaměstnance nebo jeho reakce při komunikaci přes email. „Je důležité také evidovat pracovní dobu zaměstnance, což je snadno kontrolovatelný aspekt ze strany Inspektorátu práce. Pracujícím z domova také náleží odměna za přesčasy, kde nastavení funguje stejně jako při práci v kanceláři. Je ovšem vždy potřeba vzájemná dohoda mezi nadřízeným a podřízeným,“ vysvětluje Jasanská. Zapomínat nemůžeme ani na ochranu citlivých údajů, jejíž pravidla by měl předpis vymezit – například pro práci, tisk nebo telefonování na veřejných místech.

#3 - Proškolte zaměstnance

Při práci z domova zaměstnavatel stejně jako v kanceláři zodpovídá za bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance. Ideální je propojit se s agenturou BOZP, která zaměstnance proškolí a případně bezpečnost pracovního místa v domácím pracovním prostředí zkontroluje. Vhodné je také školení pro vedoucí pracovníky, aby věděli, jak řídit svůj tým na dálku, nebo školení pro všechny zaměstnance ohledně již zmíněné pracovní etikety.

#4 - Vytvořte plán pro všechny případy

Home office v budoucnu pravděpodobně budeme využívat i mimo krizové situace, proto by si každá firma měla nastavit dlouhodobou strategii práce z domova a také záložní plán s jasně nastavenými pravidly pro případnou další krizovou situaci. Zaměstnanci tak budou vědět, co od strategie čekat, a firma ji bude moci okamžitě flexibilně spustit.

#5 - Pomozte zaměstnancům s prací z domova

Práci z domova můžete svým zaměstnancům usnadnit hned několika způsoby. Jedním z nich je určitě digitalizace firmy. Zaměstnanci by měli mít k dispozici technologie, které jim nebudou komplikovat výkon práce, a také procesy ve firmě by se měly přenést do online prostředí. Zaměstnancům můžete také zapůjčit kancelářské vybavení. „Zapomínat by se nemělo ani na náhrady nákladů spojených s prací z domova, které fungují na podobném principu jako cestovní náklady. Takové náklady zahrnují větší spotřebu elektřiny, příspěvek na internet a další,“ doplnila Jasanská. Při práci z domova mají zaměstnanci také stejně jako v kanceláři nárok na stravenky. (6.11.2020)