Alexander Malienko, Business Unit Director pro východní Evropu společnosti Dynabook
Jedním z nejdiskutovanějších firemních témat posledních dvou let je aklimatizace na nové pracovní vzorce. Podle výzkumu TDM Group chybí ve většině firem správná IT podpora, která by zaměstnancům pomohla vybrat technologie vhodné pro přechod na hybridní práci. Její význam na získání perspektivních lidí a zlepšení obchodních výsledků přitom zdůrazňuje nedávná zpráva společnosti Gartner. Podle 64 % zaměstnanců změnila pandemie kancelářskou kulturu už navždy.
Někteří zaměstnanci se vrátili k dřívějším pracovním návykům, ale na mnoha místech po celém světě jsou kanceláře nevytížené. Firmy, které volí hybridní přístup, reagují na individuální potřeby zaměstnanců a využívají výhod flexibility. Způsob, jakým dnes lidé žijí a pracují, vyvolává řadu nových otázek i příležitostí ohledně míry angažovanosti a loajálnosti pracovníků. Mnohé společnosti chápou, že vysoká angažovanost zaměstnanců závisí na každodenní interakci a komunikaci jednotlivých týmů. Jak ale mohou zaměstnavatelé vnímat potřeby zaměstnanců bez pravidelného osobního kontaktu? A jak mohou v této otázce pomáhat technologie?
Důležitost angažovanosti
Angažovanost zaměstnanců je zásadní pro úspěch jakéhokoli podnikání. Během let 2020 a 2021 vyzkoušela velká část firem řadu metod vzdálené práce a komunikace. Poměrně rychle se však objevily i negativní důsledky intenzivního využívání videohovorů, které nejsou tak osobní, jak by se mohlo zdát. Jak mohou společnosti správně reagovat na potřeby zaměstnanců?
Zde je několik tipů, jak lze úspěšně zvýšit úroveň zapojení zaměstnanců, s ohledem na hybridní práci a nové pracovní vzorce.
1. Investice do správných nástrojů
Technologie mají zásadní vliv nejen na úspěch samotné společnosti, ale také na firemní kulturu. Správně zvolený způsob spolupráce a výběr používaných technologií může výrazně ovlivnit míru angažovanosti zaměstnanci.
Efektivní komunikace se v hybridních prostředích mnohdy ukazuje jako obrovská výzva. Zaměstnanci v kancelářích získávají často osobně informace, které vzdáleným pracovníkům unikají. Kvůli tomu může být obtížné komunikovat i drobné problémy. Je třeba správně nastavit digitální komunikační kanály tak, aby byly rychlé, efektivní a pohodlné. Pokud se to podaří, budou se vzdálení pracovníci cítit lépe a zůstanou efektivní. Produktivitu a spolupráci mohou zlepšit nástroje, jako například Microsoft Teams, Slack, Zoom či Egnyte.
2. Výběr vhodného hardwaru
Nástroje, se kterými pracují zaměstnanci z domova, musí být stejně účinné jako ty, jaké by využívali v kanceláři. Tento fakt vyzdvihuje význam přenosných počítačů a jejich vhodného příslušenství. Při časté práci mimo kancelář jsou důležité konkrétní vlastnosti notebooků, jako je jejich hmotnost, velikost nebo výdrž na baterie. Firemní notebooky musí navíc splňovat nároky na dobré zabezpečení uložených dat. Základem zajištění bezpečnosti je biometrické či dvoufaktorové ověření uživatele, na které navazuje řada dalších, sofistikovanějších technologií. Tyto požadavky bereme samozřejmě v úvahu při vývoji všech profesionálních notebooků Dynabook řad Portégé, Tecra i Satellite Pro. Komfort práce zvyšuje také vhodně zvolené příslušenství, jako je ergonomická klávesnice a myš, náhlavní souprava pro videohovory nebo dokovací stanice umožňující připojení notebooku ke všem periferiím jediným kabelem.
3. Jednotná komunikace
Hybridní práce vyžaduje jednotný způsob komunikace (UC, unified communications) a výběr vhodných platforem pro spolupráci. Fakt, že polovina zaměstnanců sedí v kanceláři a druhá polovina pracuje vzdáleně, zvyšuje zátěž IT prostředků pro UC a také význam softwarových nástrojů, které pomáhají identifikovat případné problémy hned v počátcích. Příkladem může být potřeba dostatečně rychlého připojení k síti eliminující nečekané špičky a výpadky při častých videokonferencích či přístupu k síťovým prostředkům.
Zaměstnanci potřebují mít kdykoli možnost využít konferenční hovory ve vysoké kvalitě, a to mnohdy na více platformách. Proto je třeba kvalitu hovorů sledovat a monitorovat špičky s ohledem na přetížení sítě. Mimořádně cenné jsou nástroje pro odstranění problémů, které umí identifikovat zároveň datové toky v domácí i kancelářské síti.
Přechod na hybridní práci není většinou bezproblémový. IT týmy mohou však velmi pomoci tím, že budou sledovat využití síťových prostředků a komunikačních kanálů a identifikují oblasti, které potřebují rekonfigurovat. Pravidelně mohou vyhodnocovat množství neúspěšných hovorů, latence videa či špičky šířky pásma.
4. Čtyřdenní pracovní týden?
Již před pandemií COVID-19 se v korporátním prostředí projevoval trend zájmu o kratší pracovní týden. Čtyřdenní pracovní týden vyzkoušel například Microsoft ve svých japonských kancelářích již v roce 2019 a výsledky byly pozitivní: efektivnější procesy, šťastnější pracovníci a dokonce 40% nárůst produktivity. Na základě řady pozitivních zkoušek přešlo v poslední době na kratší pracovní týden 86 % pracovní síly na Islandu s tím, že řada zaměstnanců získala tuto možnost bez snížení mzdy. A podle nedávné zprávy Financial Times zkoumá možnosti čtyřdenního pracovního týdne i více zaměstnavatelů ve Spojeném království.
Čtyřdenní pracovní týden může skutečně výrazně zvýšit angažovanost zaměstnanců, protože den volna navíc jim pomáhá získat větší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Andrew Barnes, generální ředitel novozélandské společnosti Perpetual Guardian, která zavedla zkušební provoz čtyřdenního pracovního týdne, zjistil, že tento krok přinesl vzrůst aktivního zapojení týmů v průměru o 20 %. Méně hodin trávených v kanceláři může pracovníkům pomoci k lepšímu soustředění a využití pracovního času.
Čtyřdenní týden může vést také ke snížení stresu, lepší pracovní morálce a větší hrdosti na zaměstnavatele. Odhaduje se, že náklady kompenzující pracovní stres stojí globální ekonomiku přibližně 300 miliard dolarů ročně. Ke zlepšení tohoto problému může výrazně přispět více času na odpočinek. Podle studie, která oslovila 1989 britských kancelářských pracovníků, jsou zaměstnanci během pracovního dne skutečně produktivní průměrně jen 2 hodiny a 53 minut. Zkrácení pracovního týdne může vést k menšímu rozptylování, snížení počtu zbytečných schůzek a vyšší angažovanosti.
Plné zapojení zaměstnanců do procesů je velkou výzvou, i když tráví všichni pracovní dobu na jednom místě. Rostoucí trend hybridní práce tento cíl možná neusnadňuje – ale využití správných nástrojů pro komunikaci a spolupráci, výběr vhodného hardwaru a pochopení individuálních potřeb zaměstnanců může společnostem pomoct tuto oblast dobře zvládnout. (1.6.2022)