Společnosti po celém světě nyní zaměřily svou pozornost na návrat svých zaměstnanců do kanceláří a kolegové v Colliers se dostali do diskusí s klienty po celém světě.
Níže uvádíme nejčastější dotazy ze strany zaměstnavatelů:
• Jaké fyzické změny máme provést v naší kanceláři?
• Jaké způsoby chování a jaká opatření je třeba povzbudit?
• Jak ovlivní naše aktuální zkušenosti s prací z domova naše pracoviště?
• Jaké hygienické a čisticí postupy je třeba zavést pro udržení zdraví a bezpečnosti zaměstnanců?
• Jak budovat důvěru zaměstnanců a ujistit je, že naše pracoviště jsou bezpečná?
Prostřednictvím rozsáhlého průzkumu jsme rozdělili opatření, která budou muset být přijata pro zajištění bezpečného návratu zaměstnanců do kanceláří, do pěti kategorií. Následující doporučení představují naše návrhy osvědčených postupů a okamžitých kroků ke zvážení.
Změny designu a prostor
Abychom pomohli udržet 2 m vzdálenost mezi lidmi, je vhodné provést určité úpravy prostoru a rozložení nábytku. Nicméně je třeba poznamenat, že v rámci aktuálního návratu na pracoviště se většina opatření spíš zaměří na změny v chování zaměstnanců a na hygienu než na změny prostor.
Příklady takových změn zahrnují:
• V open planu se skupinami 4 nebo 6 pracovních stolů obsaďte každou druhou pozici a označte ty, které zůstanou prázdné. Každý den se u těchto stolů mohou střídat různé týmy.
• Podpořte zaměstnance, aby pro svou práci využívali také alternativní části kanceláří, jako jsou konferenční místnosti, telefonní budky, prostory pro spolupráci atd. I v těchto místech by měl být jasně vyznačen požadovaný společenský odstup, který pomůže chránit zdraví zaměstnanců.
• V recepci nainstalujte dočasnou průhlednou bariéru z plexiskla pro oddělení návštěv od recepční/ho.
• Nainstalujte dočasné průhledné panely z plexiskla mezi pracovní stoly, kde zaměstnanci sedí proti sobě. V případě potřeby nainstalujte dočasné průhledné přepážky na stávající akustické panely, abyste zvýšili celkovou výšku dělících panelů.
Nové způsoby chování
• Recepční by měli být vyškoleni pro případ, kdy dojde k interakci s osobou, která vykazuje příznaky COVID-19.
• Některé společnosti se mohou rozhodnout, že budou nadále pokračovat s měřením teploty zaměstnanců po vstupu do budovy.
• Je vhodné dále podporovat flexibilní práci s volným příchodem a odchodem zaměstnanců do kanceláře tak, aby byl omezen počet lidí ve výtahu.
• Je vhodné dále podporovat vzdálenou práci z domova, protože to zajistí lepší rovnováhu v obsazenosti kanceláří v průběhu pracovního týdne a tím zlepšení dodržování společenského odstupu.
• Chcete-li omezit fyzický kontakt s dveřmi, je vhodné ponechat otevřené dveře kanceláře a všech zasedacích místností s vyjímkou, kdy je nutné zajistit absolutní soukromí pro jednání.
• Je vhodné nadále podporovat a zlepšovat virtuální spolupráci a jednání, které nahrazují fyzický kontakt na pracovišti.
• Požádejte zaměstnance, aby na konci každého dne uklidili všechny své osobní věci z pracovních stolů a pomohli tak jejich úplnému vyčištění.
Komunikace a navigace
• Orientační značení a informace pro návštěvy s pravidly dodržování společenského dostupu, mytí rukou a dezinfekce, shromažďování, pohybu kolem kávovarů a nošení roušek (pokud je to požadování).
• Pokud je to komunikačně možné, je vhodné za pomoci značení vytvořit jednosměrné cesty vedoucí prostorem kanceláří. Na podlahu můžete instalovat šipky označující směr pohybu.
• V zasedacích místnostech vyznačte vhodný společenský odstup 2 metry a odstraňte nadbytečné židle.
• Zaměstnancům poskytněte individuální sady fixů pro použití na popisovacích tabulích.
Hygiena a čištění
• Umístěte v celém prostoru kanceláří na vhodná a snadno viditelná místa dávkovače na dezinfekci rukou na bázi alkoholu (minimálně 60%).
• Zaměstnanci by neměli používat společné telefony, pracovní stoly nebo jiné společné zařízení kanceláří a nebo osobní vybavení jiných zaměstnanců.
• Je vhodné poskytnout zaměstnancům jednorázové ubrousky, aby si mohli sami vyčistit povrch pracovního stolu, osvětlení, opěradla židlí a další plochy, s nimiž budou ve styku.
• Zajistěte, že úklid prostor kanceláří bude viditelný po celý den, což pomáhá snížit úroveň stresu a podpoří důvěru zaměstnanců v pobyt v kanceláři.
• Pravidelný úklid musí probíhat každý den/noc tak, aby byly všechny dotykové plochy vyčištěny, a to včetně pevných počítačů, pracovních světel a jejich vypínačů, opěradel židlí, případně úchytek zasuvek nebo ovladačů výšky stolu.
Technologie
• Pokračujte v upgradu technologií tak, aby vzdálená práce zůstala komfortní a bezproblémová. Technologie hrají klíčovou roli pro udržení společenského odstupu a vzdálená práce z domova pomáhá nastavit rovnoměrnou obsazenost kanceláří v různých dnech v týdnu. Předběžná zjištění z průzkumu společnosti Colliers Global Working from Home survey z více než čtyř tisíc odpovědí ukazují, že 80% zaměstnanců chce v práci z domova pokračovat I po uvolnění restrikcí a to v rozsahu jeden až dva dny v týdnu.
• Nainstalujte bezdotykové otevírání dveří na klíčových místech v kanceláři. V sociálních zázemích instalujte bezdotykové, pohybem aktivované vodovodní baterie, dávkovače mýdla, proplachovače a dávkovače papírových ručníků (nebo bezdotykové sušičky rukou).
V tomto článku uvádíme pouze příklady doporučení a opatření, která přijímají společnosti, aby připravily svá pracoviště pro návrat zaměstnanců. Colliers nadále pokračuje v čerpání informací a poznatků k této situaci a plánujeme vytvářet další informační materiály na téma změny a vývoj budoucího pracovního prostředí.
Jana Vlková, ředitelka oddělení Workplace Advisory v české pobočce Colliers International (30.4.2020)
