Obzvláště v dnešní době je kvalitní plánování stavebním kamenem růstu úspěšné firmy. Možná někoho překvapí, ale řada společností ještě používá pro finanční plánování Microsoft Excel. Proč? Předně jsou na tento způsob zvyklí, tabulky jim i přes nedostatky zatím postačují a především, nechtějí implementovat do interních systémů složitý software s obavou, že by jim nemusel vyhovovat. Jak je to tedy se systémy pro finanční plánování a jaké jsou nové možnosti, například s využitím cloudu? O tom jsme hovořili s odborníkem na vývoj podnikových systémů Jaroslavem Hrdinkou z příbramské společnosti ZAT a.s.
Pane Hrdinko, kdy je podle Vás pro firmu nejvhodnější čas poohlédnout se po sofistikovanějším plánovacím softwaru?
Optimální je přechod na nový plánovací systém včas naplánovat. Prakticky se to ale děje většinou v době, kdy už firmě nedostačují funkce stávajícího systému. Například chybějící nastavení přístupových práv nebo možnost práce v plánu více osobami najednou, tedy pokud často kolegové zápasí o přístup do stejných souborů. Obvyklou bolestí jsou také omylem změněná data a následné pracné dohledávání chyb. Jde sice o detaily, ale pokud není tým správně zapojen do plánování, jejich rozhodování trvá zbytečně dlouho a je vedeno na základě nepřesných dat. Vznikají tak procesní chyby, které mají dopad na výkon firmy. Čas na přemýšlení o změně plánovacího softwaru bych viděl i tehdy, pokud konsolidace dat probíhá měsíčně řadu hodin a plánování a vyhodnocení se neobejde bez IT oddělení.
Nicméně ve firmách často panuje obava, že implementace nového softwaru bude náročná nejenom na změny a zapojení do interního systému, ale zabere i čas pro školení zaměstnanců.
Tyto obavy jsou ještě pozůstatkem minulosti, kdy implementace nového softwaru znamenala výrazný zásah do informačního systému firmy. Dnes už jsou na trhu špičková řešení, která si sami nastavíte během pár hodin bez nutnosti asistence IT specialistů. Nové systémy často nabízejí cloudová uložiště. Práce v nich probíhá kompletně přes internetové prohlížeče, jako je Chrome. Firmy tak nemusejí nic instalovat ani nastavovat. Tyto sofistikované systémy umožňují vytvářet finanční plány, aktualizovat je do výhledů, které mohou kdykoliv v průběhu roku porovnat se skutečností. Jde o tak uživatelsky přívětivé řešení, že musím připomenout, že se stále bavíme o uceleném plánovacím softwaru pro středně velké firmy. Co se týče školení zaměstnanců. Víme, že řada firem přechází na nový plánovací software právě z Microsoft Excel, proto je například náš systém pro plánování uživatelsky obdobný jako práce s kontingenčními tabulkami v Excelu, jen s tím rozdílem, že zde rovnou editujete hodnoty a s daty může pracovat více uživatelů zároveň. Uživatelé tak v podstatě přecházejí na plánovací systém, na který jsou zvyklí, zároveň jim však nabídne řadu dalších funkcí a výhod.
Zůstaňme u přínosů. Jaké další skýtají třeba právě oproti často používanému Microsoft Excel?
Jak jsem už zmínil, nové sofistikované webové systémy pro finanční plánování umožňují ovládat rozsáhlé firemní rozpočty a výrazně usnadnit uživatelům život při sestavování plánů, jejich upřesňování a vyhodnocování. Snadno v nich sestavíte a schvalujete i víceúrovňové rozpočty. Jednoduše stanovíte hrubé cíle firmy, vypracujete podrobný plán a jednotlivé položky korigujete do cílů. V průběhu roku pak jedním klikem vyhodnocujete naimportované účetní uzávěrky, porovnáváte je s plánem a dle reálných dat aktualizujete. Můžete tak snadno vyhodnocovat odchylky, porovnávat verze výhledů a účetní skutečnosti. To vše v různých měnách, s automatickým přepočtem při změně kurzu. Pokud chcete srovnání s Microsoft Excel: první plánování v něm nastavíte lehce. S přibývajícími změnami je však stále obtížnější jejich aktualizace. Položky je třeba upravovat na několika místech a ve všech tabulkách a uživatelé se musejí při práci s daty střídat. Jakákoli chyba je velmi náročná na nalezení a opravu. Nové systémy vám umožní aktualizovat data na klik. Například v našem systému Fimis můžete proces plánování nastavit do pevného workflow, kde každý uživatel má svou roli a kde spolu mohou komunikovat. Kolegům připravíte jednoduše formuláře a grafy, zamknete přístupy a editace, takže nebudou tápat, kde je třeba co udělat a jen vyplní řádky, případně napíší komentář, který jedním tlačítkem odešlou ke schválení.
Pokud mám jako firma zaběhlý plánovací systém, do jaké míry se mi nový systém přizpůsobí?
Je jasné, že každá firma upřednostňuje jiný pohled na data, což kvalitní softwary zohledňují. Například náš systém je navržený tak, aby si jej mohli uživatelé sami přizpůsobit. Samozřejmě za předpokladu, že bude zachována soudržnost všech výpočtů. Uživatelé v něm mohou přidávat do formulářů celé bloky sloupců, které samy ví, jak se zformátovat, rozdělit na kvartály, obarvit, rozbalit, kde nepovolit editaci, nesloučit různé měny atd. Sami si volí nastavení rozpočtů zdola nahoru nebo opačně, z ročních čísel odvozují měsíční atd. Mohou vytvářet vlastní seznamy od nákladových středisek přes projekty, produkty a zboží až po přehledy personálu, flotil vozidel, dodavatele, odběratele, a i ty řadit do dalších typů a skupin. Systém dokáže vše maticově propojit, vyhodnocovat a jednoduše předkládat data uživatelům. Jen pro představu robustnosti, pro své finanční plánování jej využívá například společnost Compass Group vlastnící síť jídelen Eurest, z průmyslu pak firma CZ LOKO zaměřená na výrobu a servis lokomotiv.
Jak je to s kybernetickou bezpečností systému?
Jakýkoliv cloudový systém, ať už s nejsofistikovanějšími uživatelskými funkcemi, je bez kvalitního zabezpečení bezcenný. Kybernetická bezpečnost patří mezi primární požadavky. My máme například data v jednom z nejlepších cloudových datových center v Evropě, zároveň neopustí hranice českého státu. Pro nejbezpečnější přístup k datům doporučujeme zákazníkům využívat aktualizované verze internetových prohlížečů.
Kde vidíte budoucnost plánovacích systémů, kam povede jejich vývoj?
Při plánování můžete jít v principu třemi cestami. Plánovat v Excelu, využít plánovací modul svého informačního systému nebo specializovanou aplikaci, a tu se svými systémy propojit. Všechny varianty přinášejí řešení na vysoké technické úrovni. Microsoft intenzivně rozvíjí nástroje na práci s daty, také výrobci informačních systémů i specializovaných aplikací pracují na jejich rozvoji. Výsledkem jsou stále rozsáhlejší možnosti a nové funkce. To má však i druhou stranu mince. Novou funkcionalitu je stále náročnější nasadit do provozu. Lidé, kteří jsou toho technicky schopni, obvykle nejsou po ruce. Navíc nikdo nestaví na zelené louce a jeden integrovaný systém, který řeší všechny agendy v jednom, má v praxi málokdo. Budoucnost plánovacích systémů tedy vidím ve skvělém vyřešení procesu plánování v praxi, integraci specializovaných systémů a dostatečné kapacitě zkušených pracovníků. (5.6.2021)