V současné situaci, v níž je klíčové omezení pohybu osob, se mnoho zaměstnavatelů přiklání k masivnímu využívání režimu home office. Pracovní prostředí se tak kříží s tím domácím. Výsledky průzkumů ukazují, že lidé jsou v tomto režimu ve většině spokojení a produktivní stejně či více, než v běžném pracovním nasazení v kanceláři. Přesto někteří manažeři i zaměstnanci necítí, že by byla komunikace během home office tak hodnotná, jako na pracovišti. Přinášíme vám několik tipů Ing. Jiřího Jemelky, MBA, interim manažera a specialisty na produktivitu ze společnosti JIP pro firmy, s.r.o., jak ji zlepšit.
Opravdu každý v týmu ví, jakou má roli?
Je užitečné si v rámci týmu připomenout, a případně redefinovat, kdo má jakou roli. „Tímto malým opakováním si osvěžíte také to, kdo jaký problém řeší a jaké má kompetence. Z toho přirozeně vyplyne také síť vztahů, která zakládá komunikaci. Vaši lidé budou vědět, na koho se mají obrátit, pokud je například zastihne nečekaný problém u dodavatele nebo v řízení logistiky,“ poukazuje Jiří Jemelka. Role vyplývá nejen z postu, který člověk zastává, nejen z náplně jeho pracovní doby. Položte si proto otázku, jakou práci a úkoly ten který člověk vykonával ještě před přechodem na práci z domova. Roli musíte definovat tak, aby odrážela realitu. „Pokud někomu přiřknete zodpovědnost, která fakticky není jeho a v týmu se s ní zatím nesetkal, můžete svého člověka přetížit a zahltit. Potřebujete-li na něj delegovat novou oblast úkolů, měli byste mu jako manažeři zajistit čas a prostor na předání, což je v prostředí home office komplikovanější. Nebojte se přitom využívat mentoring zkušenějšího kolegy, který se problematikou již zabýval a může tak svými vědomostmi zajistit hladší předání agendy,“ doporučuje Jiří Jemelka.
Dejte komunikaci rámec
Očekávat, že domácí prostředí bude stejně uspořádáno jako kancelář, je bláhové. Přesto je možné některé rituály přenést do prostředí home office a tím mu dát potřebnou strukturu, a to zejména časovou. Připravte své zaměstnance na chvíle, kdy se bude komunikovat. „Zaveďte pravidelnost. Připravte týdenní plán, v němž všichni jasně uvidí, kdy se daná porada odehrává, za jakým účelem, kdo se jí má účastnit a jak se na ni má připravit. Lidé musí jasně vědět, co od nich chcete a očekáváte. Zohledněte také časové možnosti zaměstnanců, protože tradiční organizace pracovní doby od osmi do čtyř nemusí nutně fungovat ani vyhovovat,“ zdůrazňuje Jemelka. Užitečným nástrojem může být zachování ranních stand-upů v online prostředí. Jejich účelem je probrat na začátku pracovního dne úskalí, na která jednotlivci v týmu naráží a také to, co pro jejich zdárné zvládnutí potřebují. Zmapujete jimi stav věcí a postup práce. Následně můžete lépe nakládat se zdroji, které máte k dispozici, a lidem tak dopřát co možná nejoptimálnější nastavení pracovního procesu.
Proces komunikace je velmi obšírný, proto není od věci stanovit mu pravidla včetně prostředků, kterými ji na dálku budete realizovat. Zvolte takové, které vyhovují všem. Myslete také například na kolegy se speciálními potřebami. Těžko si z porady vezme něco neslyšící kolega, pokud ji celou budete vést jako diskuzi. Minimalizujte rozdrobenost komunikace na více platformách. Pokud máte možnost, omezte se na jednu či dvě.
Zjednodušte ji
Ať už využíváte ve své firmě jako hlavní komunikační platformu mail nebo různé skupiny a diskuzní vlákna, nesdružujte do jednoho vlákna či konverzace více témat či problémů. Pamatujte si, že jde vždy o snadné přenesení informace, úkolu, dotazu. Krok za krokem. Udržet jednotlivá témata odděleně přispívá k tomu, aby se v nich mohli zaměstnanci snáze orientovat. „Pořádek dělá přátele a ve chvíli, kdy si nemáte možnost některé věci vyříkat nad kávou v zasedačce, buďte při komunikaci maximálně transparentní a k tomu souběžně veďte tým,“ radí Jiří Jemelka. Právě rozdělení úkolů a témat umožňuje udržet si přehled a řád. Pro váš tým je nehorší, pokud se v komunikaci ztratí. Pak rapidně klesá šance na to, že nový dotaz bude vůbec zaznamenán, natož vyřešen.
Střežte dobrou praxi správné a včasné reakce
Za svůj tým nese odpovědnost manažer, tedy vy. Ten by měl být vztyčnou osobou, která se postará o to, aby se v kolektivu dobře komunikovalo. Aby se špatná kooperativa nestala výmluvou pro nízkou produktivitu. „Je to něco, co zdánlivě přidělává práci, ale pro efektivitu, kterou potřebujete, je to nezbytné. Jako manažer budete důstojníkem, který by měl ohlídat proces hladké výměny informací mezi členy týmu. To znamená, že se na vás budou lidé obracet, abyste něco popohnali, protože odpověď od kolegy vázne. Na home office se to snadno může stát, protože zaměstnance mohou rozptylovat děti nebo jiné dění v domácnosti. A odpověď na zprávu se vykouří z hlavy. I když to nemusí být nejzábavnější část vašeho pracovního dne, mějte na paměti, že týmu pomáháte eliminovat případné konflikty vznikající z nedorozumění nebo opomenutí,“ doporučuje Jiří Jemelka.
Ptejte se a naslouchejte
Vaším úkolem je, aby tým šlapal. Máte závazek se o své lidi postarat. Schází vám jedna podstatná věc, osobní kontakt, který vám vždy prozradil více než tisíc slov. Nyní se musíte spoléhat na „nekomplexní“ obraz mailů a telekonferencí, reality každého vašeho člověka. „Je víc než žádoucí, abyste se trénovali ve schopnosti pokládat správné dotazy, konverzovat, povídat si, naslouchat a zapojit empatii. Bez správného dotazu se totiž dost možná okrádáte o možnost svému týmu zajistit ještě lepší podmínky pro práci a pracovat s motivací,“ připomíná Jiří Jemelka. A jak se tedy ptát? Vymezte si v týdnu jeden den, jednu hodinu, kdy máte poradu, jejímž účelem je možnost řešit všechny strasti, které jednotlivce v týmu trápí. Nemusí se týkat jen pracovních nesnází, ale rovněž rodinných či vztahových peripetií. „Uvědomte si, že se vašim lidem prolíná osobní a pracovní život jako nikdy v moderní historii, což s sebou nese nejrůznější úskalí a potřeby. Vyhovující technikou a pracovním zázemím doma počínaje, přes krizi rodinných vztahů až po psychické obtíže, které mohou vyvstat s omezením osobního setkávání. Taková porada může být prostorem pro uvolnění frustrace. Obvykle je pro lidi těžké začít o takových věcech mluvit. Můžete míč vykopnout první a podělit se o to, že home office se třemi dětmi, které mají pořád elánu na rozdávání, je pro vás hodně vyčerpávající, jelikož musíte stále pozorností sedět na dvou židlích. A pak se kolegů zeptejte, jak to řeší oni. Sdílení starostí i dobré praxe může fungování týmu posílit a komunikaci zrovna tak,“ zdůrazňuje Jiří Jemelka.
Nepřehánějte to
Vyvarujte se toho, abyste svůj tým komunikací zavalovali. Nechte lidem prostor, aby mohli pracovat a nemuseli se zabývat zbytečnostmi. „Je to nešvar nikoli očekávaně pouze korporátní, ale někdy jím trpí také střední a menší podniky. Jako specialista na produktivitu před tím varuji, protože touto praxí rapidně klesá motivace a výkonnost lidí i týmů. Složitá komunikace, která není srozumitelná a které je až příliš mnoho, dokáže lidský potenciál zahnat do úzkých a zablokovat. V nejlepším svým zaměstnancům berete prostor pro práci a kreativitu, v tom nejhorším si z jejich strany vysloužíte ignoraci, protože jim předkládáte něco, co už nemají kapacitu řešit,“ doplňuje J. Jemelka.
Používejte humor
Humor a legrace dokáží odlehčit atmosféru a rozehnat potenciální konflikt ještě, než vypukne. Humor v krizových situacích nabírá na významu. Pomáhá překonávat zdánlivě nepřekonatelné, ulevuje od napětí a stresu, sbližuje. Odvádí pozornost od nepříjemných situací. „Nebojte se porady proložit humornou vsuvkou. Občas kolegům rozešlete memy či vtipy. Uvidíte, že získáte pověst lepšího šéfa s lidskou tváří. Vaše popularita stoupne,“ podotýká Jiří Jemelka.
