Náklady na software pro řízení údržby se firmě vrátí do pár týdnů, pak už jen šetří a využívá výhody

V dnešním technicky vyspělém světě by se leckomu nezasvěcenému mohlo zdát, že řízení údržby přes excelové tabulky je už dávno minulostí. Není to však pravda. Řada výrobních podniků, ať už z ekonomických důvodů, či z dosavadní „nepotřeby“ informací a dat o výkonu údržby či délce odstávek, tento úsek opomíjela. Vysoká inflace a skokově rostoucí náklady téměř všeho však nutí firmy k rychlému hledání razantních úspor. Do skládačky snižování firemních nákladů zapadá i efektivní a ekonomicky řízená údržba.

Až doposud si některé výrobní podniky v rámci údržby vystačily pouze se základní evidencí, například vedením karet strojů, kam zaznamenávají provedené údržby. Pokročilejší funkce, které umožňují efektivní řízení pracovníků a dokážou snížit firmě ekonomické náklady, jako jsou statistiky výkonu a počtu údržeb, délka odstávek apod., zatím zůstávaly mimo jejich pozornost. Jaká jsou pro a proti jednotlivých řešení? O tom jsme hovořili s expertem na oblast podnikových systémů Janem Štindlem z české společnosti dataPartner.

Pane Štindle, pojďme si nejprve shrnout výhody a případné nedostatky tabulkového či papírového řízení údržby.

Excelové tabulky měly v minulosti pro řadu firem nezanedbatelné přínosy. Jednak nebyla na trhu adekvátní levná softwarová řešení, zároveň v té době poskytovaly funkce dostačující potřebám firmy. Za poslední dekádu se však vývoj podnikových systémů razantně posunul. IT firmy jsou dnes schopné dodat kvalitní softwarová řešení i za cenu jednoho měsíčního platu zaměstnance, řekněme třeba za 50 tisíc korun.

Abych však odpověděl na váš dotaz. Pokud se podíváme na výhody tabulkového či papírového řešení, jde hlavně o znalost prostředí, flexibilitu pro jednoho uživatele a dostatečnost v případě, že údržbu zajišťuje velmi malý tým pracovníků. Hlavním nedostatkem je pak pouze základní evidence bez pokročilých funkcí typu automatického periodického plánování, evidence příkazů práce, napojení na sklad, strukturovaného řízení přístupu k informacím či možnosti vytváření online statistik a reportingu. U papírové evidence je navíc rizikem snadná ztráta dokumentů.

Obr.1: Grafický výstup – report. Příklad na porovnání nejporuchovějších objektů údržby s počtem požadavků na opravu a prováděných údržeb.

Pro řadu průmyslových firem může být stále ještě pomyslnou brzdou cena systému a obava, že software bude pro zaměstnance údržby složitý. Je tomu tak?

Tyto argumenty občas slýcháme, nicméně není nic jednoduššího, než je krátkou ukázkou funkcí zcela rozptýlit. V naprosté většině jsou techničtí ředitelé, kteří převážně o implementaci softwaru rozhodují, příjemně překvapeni jeho přínosy pro manažerské řízení, jednoduchostí použití pro zaměstnance, kompatibilitou se stávajícími firemními systémy i nenáročností nasazení. Představme si funkce softwaru například na českém systému řízení údržby Patriot Crystal. Jde o samostatný modul, který pracuje na bázi server–klient s neomezeným počtem uživatelů. Umožňuje provádět řízení a organizování údržby výrobního i nevýrobního majetku, spravovat technologické celky, jednotlivé stroje a výrobní zařízení až po jednotlivé díly a měřidla. Poskytuje tedy efektivní řízení údržby sledovaných zařízení, objektů budov či jejich částí. Zároveň je veškerá elektronická dokumentace včetně evidence příčiny poruch a provedených opatření dostupná on-line všem pověřeným osobám. A to vše, jak jsem už uvedl, za minimální finanční investice.

Zastavme se ještě u přínosů pro vedoucí pracovníky, kterým by nový software pro plánování údržby měl přinést největší užitek. Jaké jsou?

Proti tabulkovému či papírovému řešení jsou přínosy nesporné. Zavedením softwaru pro řízení údržby mají její vedoucí či manažeři firmy na jedno kliknutí k dispozici okamžité a přehledné reporty v grafickém zobrazení od jednotlivých strojů až po skupiny. Disponují on-line přehledem o počtu údržeb za dané období, jejich stavu a požadavcích, nákladech a době strávené na údržbách, o poruchovosti strojů, použitých lidských zdrojích, výčtu poruch atd. 

Pracovníkům IT navíc systém usnadní práci s nastavením uživatelských přístupů, rozdělení skupin a rolí i se správou souborů a předvolbami číselníků. V aplikaci je také integrovaná diagnostika serveru s přehledem přístupů k němu včetně grafického zobrazení.

Obr. 2: Karta objektu údržby (např. stroje) se všemi potřebnými údaji a nástroji k řízení jeho údržby.

Jaké typy údržby software poskytuje?

Systém Crystal, o kterém hovoříme, rozlišuje dva základní typy údržby. Korektivní, kdy mohou pracovníci zabezpečit rychlé a efektivní odstranění poruchy, a preventivní – tedy prevenci před poruchou formou pravidelných údržeb v daném cyklu. Zároveň nabízí řadu funkcionalit od požadavků na údržbu a její řízení přes správu a tisk dokumentů v podobě příloh, volby uživatelských přístupů, přehledu lidských zdrojů až po propadlé termíny, reporty, číselníky či metrologii. Požadavky na údržbu se zadávají ručně nebo mohou automaticky vznikat na základě specifických požadavků z FRS – tedy systému rychlé reakce.

Prostředí lze snadno přizpůsobit tak, aby systém fungoval s nezbytnými funkcionalitami a využívanými daty uzpůsobenými pro konkrétní profesi – například pro operátory, údržbáře, vedoucí údržby nebo třeba technického ředitele. Každý tak uvidí pouze data potřebná z pohledu své pozice, včetně nástrojů pro práci s nimi. Systém tedy unifikuje řízení údržby celé firmy ve všech pozicích. To znamená jeden centrální systém řízení a správy údržby pro celý podnik.

Jak dlouho trvá implementace a lze software pro řízení a správu údržby napojit i do stávajícího informačního systému firmy?

Jelikož nejde o zakázkový vývoj, ale o plnohodnotné řešení vyvinuté pro potřeby firem v segmentu údržby, je jeho nasazení velmi snadné a rychlé. Systém se distribuuje formou „virtual appliance“, která se do IT prostředí zákazníka jednoduše nasadí a po projití jednoduchého instalačního programu je systém připraven k použití. Pro funkčnost není požadován žádný další hardware ani software – tedy kromě standardních licencí za OS Windows. Pokud by IT prostředí firmy nebylo řešeno pomocí virtualizace, můžeme jej dodat i s hardwarem počítačového serveru, který pak pouze stačí připojit do firemního intranetu. Navíc implementaci systému Patriot Crystal mohou provést pracovníci IT oddělení i samostatně během několika hodin. Co se týká jeho propojení na stávající ERP systémy, to je samozřejmost.

Řízení a správa údržby podniku v ceně několika desítek tisíc je velmi dostupné řešení. Upřesněme si ještě, pro koho je vhodné a zda poskytne potřebné funkce i pro velké podniky?

Pokud se bavíme o verzi Patriot Crystal, na jejímž příkladu jsem uváděl možnosti systémů pro řízení a správu údržby, je speciálně určena pro menší podniky nebo zákazníky, kteří s řízením údržby teprve začínají. Jim zcela pokryje jejich potřeby. Je koncipována jako základní plnohodnotný modul, který může velmi dobře sloužit jako základní verze nebo pilotní projekt větší firmy. Velkou výhodou tohoto systému je právě možnost růstu se zákazníkem. Umožňuje snadný a bezproblémový přechod do rozšířené verze informačního systému řízení údržby Patriot 3.0. bez nutnosti migrovat a přepisovat data. Vyšší verze je rozšířena o diagnostickou a prediktivní údržbu a další volitelné moduly, jako jsou sklad náhradních dílů, notifikace a eskalace požadavků, checklisty, pracovní příkazy, outsourcing, přístup z mobilních zařízení, SCADA, prediktivní údržba, více jazykových mutací, práce s několika měnami atd.  Je tedy patrné, že tento moderní IT nástroj pro řízení údržby pomůže firmě uspořit náhradní díly, navýšit účinnost odborné práce a maximálně využít kvalifikaci pracovníků údržby. Sledováním strojů pracovníci lépe porozumějí jejich stavu, čímž se sníží nejen poruchovost, ale také se zabrání neočekávaným odstávkám. A hlavní benefit? Získáte levného, přehledného, intuitivního a věrného pomocníka, který kope za vás.

Obr. 3: Formulář prováděné údržby, operační nástroj řízení konkrétního zásahu na konkrétním stroji.