První postřehy implementace zákona o ochraně oznamovatelů: zaskočené školy a přešlapující malé firmy

Nový zákon o ochraně oznamovatelů tzv. „whistleblowerů" nabyl účinnosti 1. srpna letošního roku a přinesl s sebou významné změny pro řadu subjektů v České republice. Oznamovatelé by nyní měli hrát významnou roli v upozorňování na protiprávní jednání v organizacích a firmách, ve kterých působí. Jaké jsou první postřehy z implementace zákona? Podle expertů z Moore Czech Republic v řadě případů zaskočil zákon například školy, které musely na novou povinnost reagovat uprostřed prázdnin. Další postřehem je nezbytnost důvěryhodnosti tohoto systému v očích zaměstnanců a změna firemní kultury.

Zákon přesně specifikuje, kdo je povinen tento systém zavést. Jsou jimi podniky a další zaměstnavatelé s alespoň padesáti zaměstnanci, obce s počtem obyvatel přesahujícím 10 tisíc, veřejní zadavatelé, vybrané orgány veřejné moci a specifické subjekty ve finančním sektoru. Pro zaměstnavatele s počtem zaměstnanců mezi 50 až 249 je ovšem stanovena prodloužená lhůta na implementaci tohoto systému, a to až do 15. prosince 2023.

„Od prvního srpna se tato povinnost nevztahuje jen na velké firmy s více než 250 zaměstnanci. Veřejní zadavatelé s více než 50 zaměstnanci, což jsou často i školy, jsou nyní také povinni mít vnitřní oznamovací systém. Načasování schválení zákona v období prázdnin v kombinaci s nabytím jeho platnosti na začátku srpna nebylo pro školy právě optimální. Mnohé z nich bohužel narazily na problém s implementací, protože jejich zřizovatelé je nedostatečně připravili na nové požadavky,“ říká Petr Štětka, senior manager z poradenské skupiny Moore Czech Republic, který se zaměřuje na problematiku whistleblowingu.

Pokud by si školy, které mají tuto zákonnou povinnost, stejně jako další firmy a organizace nevytvořily vnitřní oznamovací systém, vystavily by se riziku sankce. Nejvyšší pokutu, která ze zákona plyne, až jeden milion korun bude možné uložit povinnému subjektu v případech, kdy oznamovací systém vůbec nezavede, nezajistí utajení totožnosti oznamovatele a důvěrnost informací či umožní odvetná opatření vůči oznamovateli. Na druhou stranu, pokuta až do výše 50 tisíc korun hrozí osobám, které by vědomě podaly nepravdivé oznámení.

Klíčová je důvěra

Jedním z hlavních ustanovení zákona je povinnost zaměstnavatelů zprovoznit vnitřní oznamovací systém. Jeho prostřednictvím mají oznamovatelé možnost upozorňovat na nekalá jednání a systém má zajistit jejich ochranu. Pokud by oznamovatelé v tento systém neměli důvěru, sklouzl by celý dobře míněný záměr do formálního řešení, a to by mohlo přinést společnostem nemalé komplikace.

Pro důvěryhodnost vnitřního oznamovacího systému je klíčová role příslušné osoby, tzv. „prošetřovatele“. Tato osoba je odpovědná za přijetí a posouzení důvodnosti oznámení, a musí působit nezávisle a nestranně. Po posouzení je příslušná osoba povinna oznamovatele o výsledku informovat v zákonem stanovených lhůtách. „Některé firmy a organizace se rozhodly toto řešit po prvním srpnu interně a pověřily k tomu jednoho ze svých stávajících zaměstnanců. Ačkoli to nemusí být vždy špatné řešení - a zákon tuto možnost umožňuje -, je velké riziko nedůvěry mezi zaměstnanci, kteří se mohou obávat možné odvety či šikany ze strany svých kolegů. To samozřejmě celou efektivitu systému oznamovatelů nahlodá,“ komentuje další poznatek z praxe při implantaci zákona Petr Štětka.

„Pro úspěch oznamovacího systému je však zásadní, aby se nejednalo jen o formální splnění zákonného požadavku. Je nezbytné vytvořit atmosféru ve firmě, kde zaměstnanci necítí strach využít oznamovací systém. Klíčovou roli zde hraje přístup a myšlení top managementu. Pouze tak může dojít ke skutečné změně firemní kultury směrem k větší transparentnosti a férovosti,“ upřesňuje Petr Štětka a doplňuje: „Doufám, že přes počáteční komplikace spojené s implementací nového zákona povede tento krok ke kvalitativnímu zlepšení firemní kultury v celé ČR a posílení důvěry v právní systém.“

Menší firmy by neměly promarnit čas

„Co se týče firem s 50 až 250 zaměstnanci, měly by tyto společnosti využít dodatečný čas, který zákon nabízí, k řádné přípravě efektivního oznamovacího systému. Bohužel se zdá, že mnoho z nich nebere tuto příležitost vážně a nechává implementaci na poslední chvíli. Do 15. prosince však již příliš času nezbývá,“ upozorňuje Petr Štětka.

V aktuálním legislativním prostředí je totiž nezbytné, aby společnosti a organizace v České republice byly dobře připraveny na požadavky nového zákona o ochraně oznamovatelů. Vzhledem k množství povinností, které tato nová legislativa klade na povinné subjekty, může být její správná implementace náročná. Proto Moore Czech Republic nabízí komplexní řešení problematiky ochrany oznamovatelů, a to v podobě implementace procesu ochrany oznamovatelů, včetně definování a zajištění fungování elektronického nástroje – vnitřního oznamovacího systému, vypracování potřebné interní dokumentace (směrnice a povinně zveřejňované informace) a proškolení zaměstnanců (v distanční online formě).

Následně pro firmy budeme zajišťovat:

■ provoz elektronického nástroje pro učinění oznámení,

■ výkon role příslušné osoby,

■ příjem podání oznamovatelů (elektronicky, písemně, osobně),

■ posouzení relevantnosti oznámení,

■ prošetření oznámení ve spolupráci s určenými pracovníky povinného subjektu,

■ vypracování návrhu vhodného opatření k nápravě,

■ vedení dokumentace o jednotlivých přijatých oznámení a jejich archivace.

„Věříme, že naše komplexní služby poskytnou firmám a organizacím klid a jistotu v oblasti ochrany oznamovatelů. Pomůžeme jim chránit ty, kteří pomáhají chránit je,“ uzavírá Petr Štětka, senior manager z poradenské skupiny Moore Czech Republic, který se zaměřuje na problematiku whistleblowingu. (19.9.2023)