Sedm věcí, které spolehlivě zabijí prezentaci. Některé se nemění, ale s dobou hybridní přibyla další rizika

V současné době hybridní práce jsou velkým rizikem pro prezentování nejen tradiční zabijáci pozornosti jako je nudný obsah a podání nebo příliš mnoho nepřehledných dat, ale zejména technická stránka věci, která je na vybavení a dovednosti o něco náročnější než kdy dříve. Je třeba se vyvarovat zejména problémů s kompatibilitou a připojením, pokud nechcete pohřbít dobrý nápad, projekt nebo záměr nevhodnou formou prezentace nebo hloupou chybou.

Obsah je vždycky král – slabý král nevládne

Ať jste přítomný fyzicky na místě, připojujete se online z domova nebo procházky po lese, prezentace má 2 nebo 20 minut, jedno platí vždy – měla by mít vysokou úroveň po obsahové stránce, jasný koncept a záměr. Proto byste měli mít před tím, než začnete mluvit nebo sázet data do PowerPointu, ujasněno, co chcete říci, z čeho vyjdete a kam chcete prezentaci směřovat. Bez toho sebelépe technicky nebo rétoricky zvládnutá prezentace nesplní svůj účel.

Start omluvou
Začínat omluvou je velká chyba. Publiku nezáleží na tom, že jste uvízli v provozu, zapomněli jste své poznámky nebo neměli čas se připravit. Vyhněte se i konstatování: „Vím, že tento předmět je trochu suchý, takže se vás pokusím příliš nenudit,“ „Omlouvám se, že jsem opravdu nervózní, nesnáším mluvení na veřejnosti“ nebo „Je mi líto, že tento snímek je opravdu obtížně čitelný.“

Časový skluz

Načasování je zásadní. Pokud přetahujete, nejenže ztrácíte pozornost a náklonnost posluchačů, ale také znesnadňujete situaci všem, kteří následují po vás. Příprava na prezentaci musí zahrnovat i to, abyste věděli, kolik času potřebujete na jednotlivé části prezentace. „Dopředu musíte být připravení na to, že bude třeba vaše vystoupení pružně natáhnout nebo zkrátit. Sledujte čas a ujistěte se, že máte vždy prostor na shrnutí vašich závěrů – na tom totiž záleží, co si posluchači zapamatují. Nikdy nezastavujte střihem, pokud váš čas vypršel,“ doporučuje Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy GOPAS

Nefunkční technika – v hybridní době největší zabiják

Jak prezentaci spolehlivě zabít ještě dříve, než začnete? Pokud ji zahájíte technickými problémy. „V éře, kdy už je většina meetingů hybridní, ať už se jedná o prezentování naživo, online ale třeba i z auta, je to samozřejmě o něco náročnější. Může se stát, že na úvod předvedete etudu připojování k projektoru nebo zviditelnění obsahu na sdílené online ploše, která vám nepřidá na kreditu ani sebevědomí. Je dost možné, že si účastníci budou pamatovat pouze toto. Je proto klíčové mít připravené technické řešení, které vás z takového průšvihu dostane,“ říká Michal Černý ze společnosti Audiopro.

Technické problémy mohou být nejrůznějšího charakteru – od neschopnosti se připojit k projektoru nebo videokonferenci, přes nekvalitní a vypadávající připojení, až po problémy s ovládáním prezentace v online prostoru. Každopádně byste na ně měli být připraveni a vědět, jak je řešit, protože jinak vás rozhodí a celé to ovlivní kvalitu vaší prezentace. Nejlépe samozřejmě, když tyto problémy vůbec nevzniknou, čehož docílíte kvalitní přípravou a spolehlivým vybavením.

Nevýrazný projev, absence kontaktu s posluchači

Nezapomeňte, že i když máte kvalitní obsah, forma sdělení je neméně důležitá. A v době hybridní je navíc třeba formu přizpůsobit všem posluchačům, ať už jsou vedle vás nebo připojeni online.

Na začátku je vždy účelné interaktivním způsobem vtáhnout obecenstvo do děje, a pokud je prezentace delší, je třeba ji občas přerušit odlehčením. Nejčastější chybou lidí, pro které není prezentování denním chlebem, je přesvědčení, že nejjistější je připravit si skvělou podrobnou prezentaci, a tu pak posluchačům v podstatě přečíst. Věnujte také zvláštní péči jednotlivým skupinám, obracejte se výslovně k těm, kdo jsou fyzicky přítomni a pak i explicitně k online publiku. Online publiku pak věnujte extra péči, protože udržet jeho pozornost je těžká disciplína.

Podcenění grafiky

Důležité je sdělení, ale pokud k jeho komunikaci používáte prezentaci, je důležitá i její grafická podoba. Odfláknutá nebo amatérská vizuální podoba má na lidi emotivní dopad – vnímají ji jako podcenění jejich důležitosti nebo významu prezentace jako takové. Proto je nutné se vyvarovat například vkládání obrázků ve špatném rozlišení, nakřivo nebo použití fotek s vodoznakem fotobanky. Také pozor na přemrštěné uplatnění klipartů a klišé typu fotografie podaných rukou.

Myslete také na to, že ten, kdo je připojený online, nemusí mít vždy před očima to, co ukazujete přímo fyzicky v místnosti. Přesto i tento posluchač by měl dostat svou porci zajímavých informací.

Nepřehlednost a složitost

„Mám spoustu dat, tak to všechno uplatním“, případně „grafy jsou komplexní, vše vysvětlím pomocí nich“ – to je uvažování patrné zejména z prezentací odborníků, a nezáleží na tom, zda z oboru IT, statistiky či sociologie. Důsledkem je zahlcení posluchačů fakty, která jim bez vysvětlení souvislostí nebo významu nezůstanou v paměti – tedy pokud je po druhé větě nepřestanou vnímat vůbec. S grafy a tabulkami v prezentaci jsou i další problémy. Lidé vedení snahou vytvořit co nejkomplexnější znázornění vyrobí tak složitý obrazec, že obecenstvo, které jej vidí promítnutý nebo zmenšený v tištěné prezentaci, nemá vůbec šanci jej rozklíčovat. A ještě jeden častý prohřešek na vrub přehlednosti – mnohaúrovňové odrážky a číslování, nejlépe rozložené na více snímků.

„Mnoho lidí má z prezentování obecně obavu, a když se k tomu přidají technické problémy, je to pro ně učiněný horor. A doba, kdy je velké množství schůzek a prezentací zčásti online a zčásti fyzického charakteru, vše ještě komplikuje,“ říká Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy GOPAS a dodává: „Základem je vyvarovat se popsaných chyb, a také osvojit si několik technik, které přednášejícímu pomohou zbavit se ostychu.“ (22.6.2023)