Zkuste si představit firmu, která nepracuje s žádnými dokumenty. Že to nejde? Není divu, taková totiž neexistuje. Každá společnost přece nabízí služby, vyrábí či prodává nějaké zboží. Tím generuje velké množství různých dokumentů jako jsou například smlouvy, obchodní nabídky, faktury či interní směrnice. Oběh všech těchto písemností napříč firmou pak může být nesmírně složitý proces, který lze správně zvoleným DMS (Document Management System) výrazně zjednodušit a zefektivnit.
Zejména v menších firmách vypadá situace tak, že veškeré dokumenty kolují v papírové podobě nebo prostřednictvím e-mailu. Zaměstnanci si je tisknou a nosí příjemcům, kteří si je buď zakládají do složek v počítači či do šanonů ve skříni. Takové řešení se zdá velmi levné, je však jasné, že je zároveň značně nespolehlivé. Dokumenty se totiž často ztrácí a lze také poměrně jednoduše zapomenout na jejich vyřízení. A i když manažeři o existenci DMS vědí, dlouhé měsíce váhají, zda systém pořídit, protože jde většinou o nákladná řešení s náročným procesem implementace. Ve velkých firmách DMS většinou nechybí. Systémy však často uživatelům nepřináší zjednodušení práce, špatně se jim s nimi pracuje, a tak raději oběh dokumentů řeší postaru – e-maily nebo osobně. I když chaos trvá, odpovědný manažer má mnohdy obavy rozhodnout o zdlouhavé a často vysilující implementaci nového DMS.
Systém je funkční na zkoušku i pro dlouhodobou práci, implementace se neprovádí
Důvod všech těchto obav je zcela pochopitelný. Nasazení DMS je totiž implementací změny. Změny způsobu práce a způsobu myšlení. Dotkne se všech uživatelů ve firmě. Pokud si firma prošla špatnou zkušeností z implementace třeba jiného informačního systému, je strach ze změny ještě větší. Jedním z možných řešení tak může být například systém eDoCat BOX, který svou filozofií míří na nerozhodné a nespokojené. „eDoCat Box je odlehčená limitovaná verze eDoCat DMS, kterou není potřeba složitě implementovat, ale i přesto pokrývá čtyři významné dokumentové agendy, které k efektivní práci s dokumenty využije v podstatě každá firma. Je možné jej v mnoha případech využívat roky bez nutnosti rozsáhlých investic,“ říká Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, s tím, že systém může sloužit i k tomu, aby si větší firmy vyzkoušely, jak se s ním pracuje. „Následně se taková firma může rozhodnout, že jí limitovaná edice nevyhovuje a jednoduše se rozhodne pro plnou implementaci neomezené edice eDoCat DMS, protože v něm vidí smysl a přidanou hodnotu. Pokud eDoCat BOX potřebám firmy nevyhoví, pak smysluplnou a levnou alternativou je od používání zcela upustit. Cena za takovou chybu v rozhodnutí je na poměry firem mimořádně nízká.“
eDoCat BOX disponuje až čtyřmi hotovými moduly, které dokážou pokrýt veškerou dokumentovou agendu v oblastech smluv, personalistiky, projektové kanceláře a řízení jakosti. Všechny tyto moduly mají společné funkce jako je například klasifikace dokumentů, řízení jejich oběhu pomocí workflow, verzování, možnost propojení souvisejících dokumentů či generování dokumentů ze schválených šablon. Oproti „neodlehčeným“ systémům, které se implementují přímo na míru, však do modulů není možné nijak zasahovat. „Na základě mnoha zkušeností s implementacemi DMS systému do firem různých velikostí i předmětů podnikání, jsme vytvořili řešení, které je esencí toho, co firmy většinou v rámci správy a oběhu dokumentů potřebují a jak systém budou chtít využívat. Jde sice o odlehčený systém, ale i tak je nabitý funkcemi, které dokážou bezpečně pokrýt potřeby zejména menších firem,“ pokračuje Pavel Nykl a na závěr dodává, že systém eDoCat Box dokáže samozřejmě veškeré dokumenty, které jím projdou, dlouhodobě archivovat v cloudu na serverech lokalizovaných v České republice. (10.6.2023)
