Systém pro správu ISO dokumentů vás zbaví strachu z auditorů

Systém kontroly kvality je klíčový pro každý výrobní podnik napříč průmyslovými segmenty. Bez něj by totiž firma jen těžko dokázala získat své zákazníky a držet očekávané standardy kvality výroby i bezpečnosti dané interními předpisy, ISO normami či legislativou a následně tak obstát při auditech. Jenomže spravovat ručně stovky dokumentů, které se řízení kvality týkají přímo i nepřímo, je dnes téměř nemožné. Proto existují softwarové nástroje, které firmám pomohou udržet v dokumentech pořádek.

Tyto softwarové nástroje se na trhu nazývají DMS (Doument Management System) a stejně jako skladové či účetní systémy i ony spadají do páteřní IT infrastruktury podniku, který má ISO certifikaci. Jedním z těchto DMS systémů je například eDoCat od společnosti Onlio, který dokáže nejen vytvářet a spravovat jakékoliv firemní dokumenty, ale také je jednoduše distribuovat mezi konkrétní zaměstnance tak, aby se s nimi mohl každý řádně seznámit.

Důležitý je však zejména v oblasti systému řízení kvality jakosti, kde díky svým funkcím dokáže také udržet pod kontrolou veškeré podnikové směrnice.

Právě z důvodu vysokých nároků profesionálů pracujících v útvarech řízení kvality vznikla specializovaná edice eDoCat ISO, která jim zásadně zjednodušuje život.

Mějte ve směrnicích pořádek

Lidé odpovědní za interní směrnice a metodiky každodenně řeší problémy související s udržením kontroly a přehlednosti při verzování revidovaných dokumentů, s dodržováním termínů pro schválení nových revizí nebo průběžným přezkoumáváním existujících dokumentů. Ale pravidelně řeší také dvě konkrétní situace, které jim opakovaně komplikují život. Tou první je okamžik, kdy do firmy nastoupí nový zaměstnanec, případně stávající zaměstnanec změní svou pracovní pozici. Takového člověka je potřeba v jeho nové roli proškolit, což mimo jiné znamená, že se musí seznámit se všemi interními předpisy, které se týkají jeho pozice v organizační struktuře společnosti, a to jak liniové, tak kompetenční nebo projektové. Typicky jde o interní směrnice, které řídí způsob výkonu jeho práce, bezpečnost a podobně.

„eDoCat ISO je napojený na centrální systém správy uživatelských identit v organizační struktuře společnosti (například Active Directory), takže automaticky zobrazí danému zaměstnanci všechny pro něj potřebné dokumenty a zároveň reportuje nadřízeným nebo kvalitářům, s jakými dokumenty se již dotyčný seznámil,“ říká Pavel Nykl, obchodní ředitel ve společnosti Onlio. Zaškolování nového zaměstnance je pro firmu organizačně velmi náročným procesem, který je ale nezbytný a musí proběhnout koordinovaně, s jednotlivými směrnicemi se lidé musí seznamovat ve správném pořadí. „Pokud se jakákoliv fáze onboardingu přeskočí, roste riziko pozdějších chyb.“

Druhou situací, kterou lidé v oblasti řízení kvality musejí řešit, je revize směrnic vyvolaná tím, kdy změna jedné směrnice vyvolá nutnost změny řady dalších dokumentů v systému. Udržet přehled ve vazbách dokumentů, které na sebe navazují a vzájemně se ovlivňují, nebývá vůbec jednoduché, neboť výrobní firma je živý organismus, který se neustále mění. Jakoukoliv změnu, která se v praxi odehraje, byť jde na první pohled o nepodstatnou jednotlivost, je třeba co nejdříve promítnout do případné změny všech souvisejících dokumentů, ať už jde o textové soubory, formuláře, výkazy nebo třeba o multimediální přílohy. Odpovědní lidé tedy musejí všechny tyto směrnice najít a jednu po druhé postupně přezkoumat. „Systém eDoCat dokáže díky propracovanému systému vzájemných vazeb vyhledat veškeré dotčené dokumenty včetně příloh, nabídnout je k přezkoumání, následně i ke schválení nové verze nadřízenými a k distribuci mezi zaměstnance. Zároveň také umí dokumenty nabízet k revizi v pravidelném intervalu dle požadavku směrnice samotné,“ pokračuje Pavel Nykl a dodává, že software tak pomáhá odpovědným lidem udržovat veškeré dokumenty aktuální, což je v systému řízení jakosti kruciální.

Investice do kvalitní správy všech směrnic a dalších dokumentů se firmě vrací každý den v podobě významné úspory času lidí zapojených do systému řízení jakosti. Bezesporu se firmě ale vrátí v okamžiku auditu, bez ohledu na to, zda jde o certifikační či recertifikační audit, nebo kontrolu ze strany úřadů. eDoCat ISO dokáže rychle vytvářet reporty přesně na míru požadavkům auditorů. Díky tomu také šetří lidem odpovědným za řízení kvality velké množství času a v neposlední řadě jim dodá pro jejich bezchybnou práci tolik potřebný klid. Manažeři kvality se tedy mohou spolehnout na to, že mají veškeré dokumenty v pořádku a žádný auditor je nezaskočí. (30.9.2023)