Tipy odborníků: Do nové práce v době koronavirové. Onboarding zaměstnanců se dá úspěšně zvládnout i online

Covid-19 zahýbal celým světem a zanechává za sebou velikou spoušť. Pandemie se v nemalé míře promítla i na pracovním trhu a v souvislosti s uzavřenými sektory lze do budoucna počítat s větší mezioborovou fluktuací zaměstnanců. Kvůli pandemii koronaviru si tak změnou prochází celý pracovní trh, a to již od samotného výběru, získávání a zaškolování nových zaměstnanců. K jakým změnám došlo v pracovním životě a při zapracování v nové práci?

Životní cyklus zaměstnanců se změnil od jejich získávání do firem i organizací. „Co se týče náboru ve firmách, tak samozřejmě je to nyní trochu odlišné od předchozích let,“ úvodem konstatuje Michala Soukupová, ze společnosti Tp Consulting, a pokračuje: „Nejdříve proběhnou online pohovory, 1 až 2 výběrové řízení, a pokud kandidát uspěje, je na řadě osobní pohovor přímo ve společnosti. Porady a ostatní aktivity jsou téměř všude online formou. Oddělení jsou různě rozdělná na skupiny. Tak, aby se pracovníci nepotkávali, pokud to situace umožňuje.“

Od osobních setkání do online prostoru

Život v rámci organizací a firem se tak přesouvá do online prostoru. Zaměstnanci se často již fyzicky nevidí tváří v tvář a ač se to zdá téměř nemožné, osobní kontakty se stále snižují. „Snažíme se stále eliminovat osobní pohovory, protože jsme někteří sami prošli silnějším útokem covidu na náš organizmus a chceme hlavně chránit naše spolupracovníky a tým. I když naše produkty posilují imunitu, nedovolíme si potkávat se pohromadě více než jednou za měsíc. Chráníme se,“ dělí se o svou zkušenost Jiří Stabla, zakladatel Konopných lékáren a značky Fitcann.

Onboarding zaměstnanců za doby covidu

Získávání, výběr a zaškolování nových zaměstnanců patří mezi nejdůležitější činnosti týkající se celé firmy. Z pohledu firmy a její prosperity je klíčové získat vhodného zaměstnance na správné pracovní místo, s čímž souhlasí i odborník z BCV solutions. „Téma onboardingu vnímáme dlouhodobě jako klíčové z pohledu personálního růstu firmy. V době předkovidové jsme v procesu zapracování nového kolegy hodně těžili z toho, že jsme společně seděli ve stejné budově. Každý se mohl zvednout, vznést dotaz a vždy dostal odpověď na svou otázku,“ potvrzuje změnu v zaškolování zaměstnanců Mgr. Marcel Poul, ředitel realizace projektů v BCV solutions.

Zaučování nového zaměstnance není nikdy krátkodobou záležitostí. Jeho onboarding musel kvůli pandemii projít poměrně značnou změnou, probíhá online, a jak ukazuje situaci z praxe Jakub Michl, Pinkleader z Beneš & Michl: „Zapracování probíhá tak, že nováček cca 1 týden "stínuje" přes sdílenou obrazovku a video call svého přiděleného staršího „bráchu“. Po týdnu se role otočí a starší brácha stínuje přes online nového člena týmu a mentoruje jej v řešení jeho úkolů. To trvá zhruba další 1-2 týdny. A ve chvíli, kdy je kolega již více samostatný, má k dispozici jak staršího bráchu, tak celý tým, na který se může kdykoli obrátit. Pokud má něco extra nového, co bude řešit, tak se opět spojí se starším bráchou, který mu v tom pomáhá.“

Během zaučování je taktéž nezbytná zpětná vazba. „Součástí kvalitního onboarding procesu je pravidelná zpětná vazba. V prvních 3 měsících děláme s nováčkem review jeho postupu a dáváme si vzájemně zpětnou vazbu každé 2 týdny. Věřím, že intenzivní práce s novými kolegy nám zajišťuje vytvořit dobré vztahy uvnitř firmy a připravit nováčka na svou práci u nás. Zároveň nám to oboustranně dává šanci detailně pracovat s očekáváními i předpoklady a brzy zjistit, zda si vzájemně rozumíme,“ pokračuje Marcel Poul, ředitel realizace projektů v BCV solutions.

Příručka na míru pro nového zaměstnance
S nástupem do nového zaměstnání má každý zaměstnanec mnoho otázek, nejinak je tomu i během pandemie, a tedy coby nováček rovnou na home office. „Nutnost přestoupit na homeoffice spoustu věcí změnila. Zejména onboarding musí být daleko více strukturován, protože nováček už nesedí vedle svého mentora, který se mu v průběhu dne kontinuálně věnuje,“ mluví o změnách Mgr. Marcel Poul, ředitel realizace projektů v BCV solutions. „Aby nebyl ztracen v prvních týdnech po nástupu do nové práce, vytvořili jsme pro nováčky onboarding příručky, která má několik částí: První dny ve firmě, Seznam úkolů, Oblasti znalostí a kompetencí a Osobní rozvoj,“ říká s úsměvem ředitel, Marcel Poul.

O podobné zkušenosti mluví i Jakub Michl, Pinkleader z Beneš & Michl: „U nás má nováček k dispozici náš Pinkbook, což je kniha psaná po generaci lidí v agentuře.“ Ta novým zaměstnancům usnadňuje příchod. „Najde v ní vše – od kódu do kanceláře, přes návod jak vykazovat svou práci, až po návod jak zacházet s firemním autem. To všem pomáhá se velmi rychle zorientovat a nám to šetří desítky hodin času vysvětlování,“ dělí se o zkušenost Jakub Michl.

Z pohledu zaměstnance: začátek v nové práci během covidu
Během nástupu a zaučování zaměstnance je důležité proaktivní jednání nejen ze strany zaměstnavatele, ale samozřejmě i ze strany zaměstnance. V rámci svých rolí každý na současnou situaci nahlíží mírně odlišně a je nezbytné, aby se jejich zájmy setkaly. „Zeptali jsme se u nás na toto téma dvou našich kolegů, Eliase a Noemie, kteří u nás nastoupili v minulém roce. Oba tedy měli většinově příležitost pracovat na dálku, ze svých domovů,“ říká Jana Večerková z Coding Bootcamp Praha.

„Elias říká, že pro něj byl i tak začátek nového působení velký zážitek. Cítil se být přijat vřele celým týmem a dařilo se mu rychle postupovat ve svých úkolech. Má pocit, že je to tím, že náš tým byl už před pandemií výrazně digitalizovaný a práce na dálku u nás byla přirozenou součástí organizace práce,“ konstatuje s úsměvem Jana Večerková z Coding Bootcamp Praha.

Práce na dálku oběma stranám přináší nové možnosti. „Naše plánovací meetingy probíhají nyní pouze online s využitím aplikací jako Zoom, Skype či Google Meet. Elias si pochvaluje, že ušetří čas dojížděním, a že se takto minimalizuje riziko nákazy. Kolegyně Noemie s tímto souhlasí, říká, že díky online nástrojům a dobré komunikaci se nám daří pracovat efektivně. Jediné, co ji chybí, je vytváření bližších sociálních vazeb, protože bez společných kafí, obědů a týmových akcí není příliš možné poznat ostatní členy týmu jinak než z pracovní stránky,“ mluví o změnách a spokojenosti svých kolegů Jana Večerková.

Nový zaměstnanec a karanténa hned po nástupu do zaměstnání

Snad každý člověk se během nástupu do nového zaměstnání bojí, že by během prvních týdnů onemocněl. Koronavir takové riziko zvyšuje a zaměstnancům se samozřejmě nijak nevyhýbá.

Nicméně i v případě, kdy je novému zaměstnanci nařízená karanténa, lze situaci vyřešit efektivně a elegantně zároveň. „Jedna z našich nových kolegyň musela v průběhu zaučení cca po 3 týdnech nastoupit do karantény. Protože jsme nechtěli přerušit zaučování a kolegyně neměla zájem o pracovní neschopenku, tak spolu s dalším kolegou, který ji zaučoval, pracovali společně i na dálku přes karanténu. Kolegové našli úsek práce, při kterém bylo OK se učit na dálku a společně tak byli v kontaktu při zaučování přes internet,“ mluví o své zkušenosti Přemysl Lukeš, výkonný ředitel společnosti Der Kurier.

Pandemie postavila zaměstnance se zaměstnavateli nové výzvě. Oběma stranám nezbývá nic jiného, než se jí postavit čelem. A i přes veškerá negativa se zaměstnavatelé naplno otevírají technologiím, a tedy i novým možnostem. „Už před mnoha lety jsem zastával názor, že moderní doba nám pomáhá se online spojit snad kdekoliv na světě, a tak home office u nás funguje. I díky němu můžeme školit a vzdělávat náš tým. Moderní kanban systém pomáhá vytvořit z home office veselou práci,“ podotýká s úsměvem Jiří Stabla, zakladatel Konopných lékáren a značky Fitcann.

Jasné je jedno, změna zapříčiněná koronavirem v pracovní sféře otřásla všemi. „Souhlasím, že vstup do nového zaměstnání není v současné době úplně snadný. Spousty kolegů se poznají pouze přes emaily nebo prostřednictvím online. Firmy se s tím velmi dobře naučily pracovat a nyní je to součástí našich životů. Záleží, jak se jednotlivci k situaci postaví,“ ukončuje svými slovy Michala Soukupová, Project Manager – HR, Interim z TP Consulting. (17.3.2021)