Trendy, které přinášejí chytré technologie - provoz zasedaček bez asistence ajťáka, aktivní zapojení vzdálených účastníků schůzky

Pro moderní kancelářskou práci jsou nezbytné komunikační platformy s možnostmi on-line spolupráce, ale také zvyšování flexibility v tom, jak a kde se pracovníci mohou scházet a spolupracovat. Pro porady a schůzky už nemusí být nutné rezervovat zasedačku, která je vybavená konferenčním řešením. Moderní systémy pro spolupráci umožnují „ad hoc“ schůzky v malých místnostech nebo pohodlných relaxačních zónách.

Bez moderních technologií se už neobejdou společnosti v žádném oboru podnikání. V posledních dvou letech většina z nich musela investovat do IT řešení, ne vždy se ale tyto investice ukázaly jako účelně vynaložené. Je přirozené, že zejména ve firmách vzdálených IT oboru nemají přehled o překotně se vyvíjejících technologiích. Nyní si začínají naplno uvědomovat, že systém práce se nevrátil do starých kolejí, a tak se potřebují vybavit tak, aby jejich zaměstnanci mohli fungovat účelně. K tomu patří i pořízení komunikačních řešení, která jsou uživatelsky jednoduchá, mohou se do nich připojovat zařízení různého typu, a ideálně nevyžadují v rutinním provozu zásahy IT podpory.

„Firemní zasedačky, kde jste před schůzkou potřebovali pomoc IT odborníka, aby se podařilo nastavit projekci, ozvučení, mikrofony a další problém znamenalo připojení notebooku návštěvy, jsou už dávno překonané. V současné době je požadovaným standardem propojení přítomných i vzdálených účastníků, sdílení dokumentů a spolupráce na nich. Zároveň je ale potřeba, firmy dokázaly zajistit provoz těchto systémů bez neustálé asistence IT odborníků,“ říká Michal Černý, odborník na komunikační techniku za společnosti Audiopro.

Chytré drobnosti

Chytré technologie, které pomáhají v každodenní činnosti, nemusejí být drahé ani náročné na správu a údržbu. Řada malých společností se tak může obejít i bez vlastního ajťáka, pokud správně zvolí řešení, které je možné účelně spravovat na dálku. Využití cloudu, komunikačních řešení dodávaných jako komplexní služba, vzdálené správy a zajištění bezpečnosti sítě, řešení, která vylepšují své vlastnosti prostřednictvím softwarových updatů, jsou možnou cestou.

„Správná volba zařízení rozhoduje nejen o tom, nakolik budou jejich zaměstnanci pracovat efektivně, ale zda vůbec budou chtít nové technologie využívat. Existují konferenční systémy, které umějí veškeré relace uchovávat a katalogizovat v systému typu YouTube, který je přehledný a lze v něm efektivně vyhledávat. Chytré webové kamery Huddly se zapojením umělé inteligence zase umějí automaticky přeostřovat na aktivní účastníky diskuse, takže usnadňují činnost moderátorovi schůzky, a navíc je jednání přehlednější pro vzdálené účastníky. Řešení Kaptivo zase přemění jakýkoli klasický writeboard na interaktivní tabuli, jediným stiskem tlačítka lze jeho obsah nasdílet na obrazovku i pro on-line připojené,“ jmenuje některé chytré vychytávky Michal Černý.

Od BYOD k BYOM

Od možnosti připojit se z jakéhokoli zařízení se současné trendy posunují k schopnosti uspořádat schůzku kdekoli, bez nutnosti ohlížet se na vybavenost prezentační technikou, plátnem apod. S tím, že do jednání se aktivně zapojí i vzdálení účastníci. Říká se tomu kultura setkávání s vysokou mírou flexibility.

„Nejde jen o to se bez problémů a asistence technika připojit k jednání. Důležitá je možnost aktivně se zapojit do komunikace, řešení problému. V reálném čase sdílet a editovat dokumenty, mít možnost soustředit se na to, co děláte, nikoli technické aspekty komunikace,“ říká Michal Černý a dodává: „Moderní komunikační řešení Mersive Solstice například umožnuje sdílet jednoduše obsah na obrazovky všech účastníků schůzky, vyhnete se tak problému s tím, že někdo nevidí na projekční plochu, vzdálení účastníci schůzky mají stejné podmínky jako ti přítomní na místě. Všichni se mohou podílet na řešení problému tak, jako by byli v dané místnosti, odpadá nutnost po schůzce upravovat a přeposílat řadu dokumentů, vše se řeší rovnou.“ (2.9.2022)