.jpg?s3=1)
Časová úspora, odborné znalosti a poradenství. To jsou hlavní důvody, proč si i malí podnikatelé berou na pomoc účetní. Málokdy se totiž v povinných lhůtách, legislativě a potřebných formulářích sami vyznají, přesto mají někteří z nich z takovéto spolupráce obavy. Výčet těch nejčastějších přináší následující článek.
Jak najít kvalitní účetní? Tuto otázku si někdy položil snad každý podnikatel. Většinou mají obavy z mnoha věcí, které při spolupráci nemusí fungovat. Přelomovou změnou pro ně může být moderní účetní systém, který dokáže zpřehlednit procesy, zjednodušit komunikaci a pomoci ve složitém reportování.
Zdlouhavá komunikace
Pro úspěšnou spolupráci s účetní je zásadní efektivní komunikace mezi účetním a jeho zákazníkem. Nedostatečná, nepravidelná nebo nejasná komunikace může vést k problémům, jako je nesprávné porozumění finanční situaci, chybějící informace pro daňová přiznání nebo zpoždění ve vyřizování důležitých úloh. Těmto problémům pomáhají předcházet moderní účetní programy. „U nás v Evale zákazníkům účetních kanceláří pomáhá v komunikaci Zákaznický portál, do kterého se přihlásí z webového prohlížeče z jakéhokoliv počítače s připojením k internetu. Mají tak všechny informace kdykoliv potřebují a nemusejí čekat, až jim je účetní poskytne,“ říká Jan Štacha, zakladatel účetního programu Evala. Mezi další výhody moderních účetních programů patří nastavení pravidelných upomínek, díky kterým je možné pohlídat například důležité lhůty pro vyhotovení platby.
Zatoulaný požadavek
Při komunikaci s účetní se může stát také to, že některý z e-mailů takzvaně zapadne. A pokud jde o důležitý požadavek, může vše skončit velkými škodami. Ideální je v tomto případě využívat jeden kanál, který bude veškerou komunikaci zaznamenávat a vyřízení požadavků hlídat. „V Zákaznickém portálu je možné požadavky na účetní posílat přímo. Obě strany spolu tedy komunikují v prostředí účetního programu. Účetní je navíc o nově přijaté zprávě nebo dokladu vždy informována notifikací nebo e-mailem. A až vše vyřeší, jednoduše požadavek označí jako vyřízený. Vše je navíc archivované, takže je možné i zpětně všechny požadavky dohledat,“ popisuje Štacha. Prostřednictvím podobných funkcí mohou podnikatelé předávat všechny doklady k zaúčtování a schvalovat je.
Složité získávání informací
Pokud podnikatel využívá služby externí účetní kanceláře, bývá problém dostat se k údajům o výkonnosti své firmy dostatečně rychle. Zákazník obvykle musí požádat svou účetní, aby mu stáhla příslušnou tiskovou sestavu, tedy například výsledovku, a poslala mu ji. V současném rychle se měnícím tržním prostředí je ale okamžitý přístup k datům své firmy klíčový pro úspěch v podnikání. Samozřejmostí by měla být také možnost stáhnout přehledy do počítače ve formátech pro Excel nebo PDF.
Nepřehledné reporty
I když se report k podnikatelům dostane, často přichází na řadu další problém – zákazník se mnohdy ve složitých tabulkách nevyzná. Výhodou je proto použít řešení, které tato data prezentuje ve formě přehledných grafů a reportů. „Prostřednictvím Zákaznického portálu se podnikatelé dostanou do reportů jako například Rozvaha, Výsledovka, Hlavní kniha či Účetní deník. Dále zde najdou informace o aktuálním stavu DPH, výši nákladů a výnosů či příjmů a výdajů, informace o odpisech majetku, meziročním vývoji obratu nebo o přehledu splatnosti pohledávek a závazků,“ popisuje zakladatel účetního programu Evala.
Výhoda je také v tom, že podnikatelé si mohou všechny podklady proklikat v náhledu a získat podrobnější informace o tom, co je zrovna zajímá. Například přes graf splatnosti závazků se dostanou do reportu, kde najdou seznam firem a částku, kterou dluží za neuhrazené platby. Podobným způsobem se mohou dostat až na úroveň konkrétních dokladů.
Složité předávání dokumentů
Poslední z obav pak spočívá v tom, že podnikatelé budou své účetní složitě předávat všechny doklady k zapracování. Takový postup znamená ztracený čas s předáváním, komplikovanou logistiku a riziko ztráty či znehodnocení dokladu. V případě předávání poštou hrozí jejich ztráta nebo doručení až po povinné lhůtě. „Tuto nepříjemnost eliminuje možnost zasílání dokladů přímo do účetního programu. Účetní je pak jednoduše roztřídí dle typu a zařadí do účetnictví, kde je poté zaúčtuje,“ dodává Štacha. (3.4.2024)